6 bước quản lý thời gian hiệu quả nhất

Thời gian đi qua sẽ không thể lấy lại được. Vì vậy, nếu muốn thành công hãy tận dụng từng phút từng giây để làm việc một cách khoa học và vận dụng những “mánh” dưới đây để học cách làm chủ túi “vàng”.

1 Hiểu được tầm quan trọng của thời gian

Thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà con người cần rèn luyện càng sớm càng tốt. Quản lý thời gian có ý nghĩa đặc biệt đối với những nhà kinh doanh và là bí quyết để cân bằng cuộc sống giữa công việc và gia đình.

2 Nắm rõ vai trò và trách nhiệm

Khi bạn hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của bản thân, bạn sẽ biết rằng mình nên làm gì để hoàn thành tốt mục tiêu đã để ra. Đặc biệt, khi một nhiệm vụ được đưa ra thì làm rõ quá trình thực hiện, nhận biết vị trí của bản thân là điều cần thiết bạn nên làm.


3 Ưu tiên những việc quan trọng

Chuyên gia Anna nói rằng: “Bạn chỉ có hai cánh tay và một cái đầu vì vậy vác ba, bốn bao tải cùng lúc là điều không thể. Chính vì vậy, một chính sách mà bạn cần thi hành là ưu tiên những việc quan trọng nhất và tập trung hết tốc lực vào nó. Bạn có thể sẽ được sếp giao cho giải quyết cùng lúc hai hoặc ba nhiệm vụ và tất cả đều cần được hoàn thành một cách tốt nhất. Hãy suy nghĩ và tìm ra đâu là việc làm quan trọng hơn cả và thực hiện nó đầu tiên, sau đó là các bước tiếp theo”.

4 Tạo một danh sách những việc cần làm

Tạo một danh sách những việc cần làm là cách quản lý thời gian tốt nhất. Mỗi ngày đến công ty, hãy dành cho mình 15 phút để tư duy những việc cần làm trong ngày kèm theo đó là đóng khung thời gian cho từng nhiệm vụ. Những nhu cầu cá nhân như ăn, chuyện phiếm, hút thuốc..không cần thiết phải đưa vào danh sách. Nhưng, sẽ tốt hơn nếu bạn nghĩ đến nó và phân bổ nó một cách hợp lý để những việc không tên không ảnh hưởng đến quỹ thời gian cố định của bạn.

5 Quan tâm đến độ chính xác

Một điều đáng quan tâm nữa chính là độ chính xác của công việc. Khi bạn giải quyết công việc trong sự vội vàng và cẩu thả. Sai lầm sẽ là điều khó tránh khỏi. Nếu trong quá trình kiểm tra lại chất lượng và kết quả công việc, sếp phát hiện ra bạn đã mắc sai lầm. Làm lại từ đầu sẽ là việc bạn phải thực hiện. Như vậy, vừa mất công sức vừa mất thời gian mà còn mất thêm điểm trong mắt sếp. Cái mất nhiều hơn là được. Vì vậy, chú trọng đến thời gian hoàn thành công việc nhưng không được sao nhãng chất lượng và thực hiện nó trong sự vội vàng.

6 Dẹp tan tư tưởng trì hoãn

Cũng theo Anna: “Tư tưởng trì hoãn công việc là kẻ thù của thành công. Nhiều người có kỹ năng cần thiết và tài năng để thực hiện nhiệm vụ nhưng lại quá lười biếng và luôn tồn tại tư tưởng “chây ỳ”. Mỗi ngày tích một chút công việc nghĩa là mỗi ngày bạn phí phạm một lượng thời gian đáng kể và tiếp tay nuôi dưỡng thói quen xấu”.

Cách quản lích thời gian hiệu quả cho học sinh trung học

Có phải lúc nào bạn cũng thấy thiếu thời gian để hoàn tất mọi công việc trong ngày? Có phải bạn luôn thấy mình chậm trễ? Bạn đừng quá lo lắng. Đó là vấn đề không chỉ của riêng bạn. Rất nhiều học sinh trung học cũng gặp vấn đề như vậy. Với khối lượng bài vở khổng lồ trên trường, lại còn phải chạy sô đi học kèm, nào toán, lí, hoá, văn lại còn ngoại ngữ, vi tính nữa chứ.

1.Lập danh sách những việc cần làm trong ngày

Đặt những việc quan trọng lên hàng đầu và làm trước. Để dễ dàng hơn có thể sử dụng một danh sách để theo dõi tất cả những việc cần hoàn tất. Và đừng quên tự thưởng cho bản thân mỗi khi hoàn thành xong một công việc

2.Sử dụng thời gian rảnh rỗi hợp lý

Chẳng hạn bạn có thể đọc sách khi đi xe buýt đến trường. Như vậy là bạn đã dùng một mũi tên mà bắn trúng hai đích rồi đấy.

3.Biết cách nói "không"

Nếu bạn đi làm thêm và ông chủ muốn bạn làm vào tối thứ 5, trong khi sáng thứ 6 bạn có bài thi. Tốt nhất là bạn nên từ chối. Hãy luôn nghĩ đến những ưu tiên trong ngắn hạn và dài hạn của bạn.

4.Tìm thời điểm thích hợp

Bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu bạn biết khi nào bạn có thể làm tốt nhất. Ví dụ nếu đầu óc bạn linh hoạt trong tính toán vào buổi trưa thì đừng để bài tập toán đến tối bạn nhé.



5.Ôn lại kiến thức mỗi ngày

Bạn nên nắm chắc những gì đã học. Như vậy bạn sẽ dễ dàng tiếp thu kiến thức mới hơn. Và bạn sẽ không bị khớp nếu giáo viên bất chợt gọi bạn lên bảng.

6.Ngủ thật ngon giấc

Đừng cố thức khuya để làm xong việc gì đó. Thiếu ngủ thường xuyên chỉ khiến bạn thêm mệt mỏi và làm việc kém hiệu quả.

7.Cho mọi người biết thời gian biểu của bạn

Nếu những cú điện thoại cứ làm phiền bạn. Hãy nói với bạn bè là bạn chỉ có thể nhận điện thoại từ 7 đến 8 giờ tối. Điều này nghe có vẻ nhỏ nhặt nhưng lại rất có ích đấy.

8.Trở thành người biết phân-chia-công-việc

Hãy tính xem một tuần bạn có bao nhiêu thời gian rảnh rỗi. Sau đó lập một quỹ thời gian và lên kế hoạch cho mọi hoạt động dựa theo đó.

9.Đừng phí thời gian lo lắng không đâu

Bạn có bao giờ phí cả một buổi tối lo lắng về một việc mình chưa làm được? Như thế có đáng không? Thay vì dằn vặt bản thân cũng như chần chừ, do dự ,hãy bắt tay vào làm việc đó ngay đi.

10.Biết đặt mục tiêu vừa sức

Lập nên những mục tiêu không thực tế chỉ khiến mình chuốc lấy thất bại mà thôi. Đặt những mục tiêu lớn cho bản thân là rất tốt nhưng không nên làm quá sức. Bạn nên đặt ra những mục tiêu khó nhưng có khả năng làm được.

Cách tránh lãng phí thời gian khi làm việc

David Allen, tác giả cuốn sách Nghệ thuật làm việc năng suất, đưa ra một số lời khuyên giúp bạn tránh lãng phí thời gian trong công sở và tập trung làm việc:

1.Hạn chế làm nhiều việc cùng lúc

Thay vì vừa đọc tài liệu, vừa nói chuyện với khách hàng, hãy tập trung hoàn thành từng việc một. Nhiều người lầm tưởng rằng làm nhiều việc cùng lúc sẽ tiết kiệm thời gian nhưng thực tế lại ngược lại bởi sự thiếu tập trung sẽ khiến chất lượng công việc giảm sút.

2.Hạn chế kiểm tra hòm thư

Bạn không nên kiểm tra email liên tục, trừ trường hợp công việc của bạn yêu cầu phải tương tác liên tục qua email. Hãy tính xem, mỗi lần báo thư đến, bạn kiểm tra và trả lời cả những thư không cần thiết, bạn sẽ lãng phí khoảng 5 phút. Với vài lần như vậy trong ngày, bạn sẽ lãng phí tới cả một giờ làm việc. Thay vào đó, hãy dành một khoảng thời gian nhất định trong ngày để kiểm tra và trả lời thư.

3.Thư thái đầu óc

Hãy dành vài lần trong ngày làm việc, mỗi lần vài phút để thư giãn đầu óc. Chỉ cần đi dạo quanh văn phòng hoặc tránh xa màn hình máy tính, bạn sẽ lấy lại sự tập trung và minh mẫn để tiếp tục công việc.

4.Loại bỏ những cuộc họp không cần thiết

Đôi khi những cuộc trao đổi qua email, điện thoại vẫn có thể giải quyết công việc hiệu quả mà không cần phải gặp mặt trực tiếp và ngược lại. Bạn cần xác định được tính chất, tầm quan trọng của vấn đề mà có hình thức trao đổi phù hợp, tránh những cuộc trao đổi không cần thiết và tốn thời gian.

5.Học cách từ chối

Khi đồng nghiệp nhờ giúp đỡ trong khi bạn cũng đang rất bận rộn, hãy lịch sự nói " không ". Và ngay cả với sếp, anh/ cô ấy giao thêm việc trong khi bạn còn hàng đống dự án chưa hoàn thành, hãy nói chuyện thẳng thắn với sếp.

6.Nói "không " với mạng xã hội

Nếu không dùng trong công việc, hãy lên các trang mạng xã hội như Facebook, Twitter... khi ở nhà. Đừng nghĩ rằng mình chỉ lên kiểm tra tin nhắn, bạn có thể click vào những đường link hấp dẫn, xem ảnh của người này đến người khác. Và như vậy bạn sẽ không còn thời gian để làm việc.

7.Lập danh sách

Ghi chép là biện pháp hữu ích không chỉ với những người hay quên. Nó giúp bạn không bỏ sót những nhiệm vụ quan trọng. Bạn nên có 2 danh sách: những việc cần làm trong ngắn hạn và dài hạn. Đừng bắt đầu 1 ngày mới mà không biết cần làm gì và những nhiệm vụ nào cần ưu tiên.

8.Dọn dẹp bàn làm việc

Hãy dành 15 phút cuối ngày làm việc để dọn dẹp lại bàn làm việc của mình. Loại bỏ những gì không cần dùng nữa và chuẩn bị tài liệu cho ngày hôm sau.

7 Sai lầm cần tránh khi quản lí thời gian làm việc

Quản lý thời gian thiếu hiệu quả có thể dẫn đến stress và mất cân bằng trong công việc lẫn cuộc sống. Để cải thiện kỹ năng này, bạn cần khắc phục sai lầm thường gặp trong quản lý thời gian. Khi thật sự kiểm soát được thời gian, những căng thẳng áp lực sẽ giảm bớt và hiệu suất công việc sẽ được cải thiện.

1.Không đặt mục tiêu cho bản thân

Đặt mục tiêu cho bản thân rất quan trọng để bạn quản lý thời gian hiệu quả, vì những mục tiêu giúp bạn định hướng rõ ràng cho con đường sự nghiệp. Khi đã biết rõ nơi muốn đến, bạn có thể chủ động cho những việc cần ưu tiên. Việc lập mục tiêu cũng giúp bạn quyết định đâu là việc đáng để dành thời gian và đâu là những thứ chỉ gây xao lãng. Hãy nhớ đặt mục tiêu theo quy tắc SMART: Specific – Cụ thể, Measurable – Đo lường được, Attainable –Khả thi, Relevant – Phù hợp, và Time-bound – Có thời hạn xác định.


2.Không lên danh sách những việc cần làm

Đã bao giờ bạn quên không làm một việc quan trọng nào đó? Nếu đúng thế, có lẽ bạn đã không sử dụng một To-Do List – danh sách những việc cần làm – để kiểm soát công việc. Để lập To-Do List, hãy viết ra tất cả những việc bạn cần phải hoàn tất trong ngày. Đối với những dự án có khối lượng công việc lớn, hãy chia nhỏ theo từng giai đoạn. Danh sách càng chi tiết, bạn càng dễ quản lý, không bỏ sót việc nào và không cảm thấy nặng nề với những công việc lớn. Ví dụ: thay vì viết “Lập kế hoạch bán hàng cho quý 4”, bạn nên viết chi tiết như “Xem lại danh sách khách hàng” “Đánh giá tình hình doanh số”… Sau khi đã có danh sách, bạn có thể dùng hệ thống ký hiệu từ A-D: A cho những việc có độ ưu tiên cao còn D cho những việc không cần nhiều ưu tiên.

3.Không dành quyền ưu tiên

Bí quyết để sử dụng To-Do List hiệu quả nằm ở việc xác định mức độ ưu tiên công việc. Đôi khi thật khó để quyết định nên ưu tiên việc nào, nhất là khi bạn phải đương đầu với hàng loạt công việc cùng một lúc và việc nào cũng gấp.

Quản lý thời gian hiệu quả và đạt được những điều bạn muốn đồng nghĩa với việc dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng chứ không chỉ đơn thuần là cấp bách. Hiểu rõ sự khác biệt giữa quan việc quan trọng và việc cấp bách sẽ giúp bạn xác định được việc nào cần ưu tiên:
• Những việc quan trọng đem đến những kết quả giúp bạn đạt được muc tiêu của mình.
• Những việc cấp bách đòi hỏi sự lưu tâm tức thời và thường đi kèm với việc đạt được mục tiêu của một ai đó khác.

4.Không thể tập trung

Sự phân tâm có thể tiêu tốn của chúng ta đến hai giờ đồng hồ mỗi ngày. Đó có thể là những email không liên quan đến công việc, chat, đồng nghiệp cần tâm sự…

Hãy giảm thiểu những yếu tố gây xao lãng này! Ví dụ, hãy cương quyết tắt các cửa sổ IM chat khi bạn cần tập trung, và nếu ai đó đang làm bạn xao lãng, đừng ngại nói với họ điều đó. Bạn cũng cần học cách nâng cao khả năng tập trung, bắt đầu bằng một bữa sáng đầy đủ dinh dưỡng và uống thật nhiều nước trong ngày. Đừng ôm đồm quá nhiều việc một lúc, đóng cửa phòng lại và nghe một chút âm nhạc nếu điều này giúp bạn thấy tập trung.

5.Ôm đồm quá nhiều việc

Bạn có phải là người khó nói “không” với người khác? Nếu đúng thế, hẳn bạn đang đối mặt với cả núi những dự án và cam kết. Chính điều này khiến bạn giảm hiệu suất làm việc, stress và suy sụp tinh thần.

Trước khi nhận một công việc, bạn hãy tự đặt cho mình một vài câu hỏi quan trọng sau:
• Yêu cầu công việc có đúng với mục tiêu và mục đích làm việc của tôi không?
• Tôi có phải là người làm việc này tốt nhất không?
• Tôi có thời gian để làm việc này không?
Nếu câu trả lời của bạn là “không” cho 3 câu hỏi nào nêu trên, tốt nhất bạn cũng nên nói “không” với công việc ấy. Mặt khác, sẽ thiếu chuyên nghiệp nếu từ chối một công việc chỉ vì bạn không muốn làm, bạn không hiểu phải làm thế nào, công việc này tốn nhiều thời gian của bạn, hay công việc thật rối rắm và phức tạp. Vì vậy, 3 câu hỏi trên sẽ giúp bạn đưa ra lý do hợp lý để từ chối.


6.Làm nhiều việc cùng lúc

Để hoàn thành nhanh khối lượng công việc, bạn Hoa thường vừa viết email vừa trò chuyện điện thoại với khách hàng. Hoa nghĩ rằng mình đã sử dụng thời gian hiệu quả, sự thật là khi làm nhiều việc cùng một lúc, bạn sẽ phải mất thêm 20-40% khoảng thời gian cần thiết để hoàn tất so với khi làm tuần tự từng việc một. Kết quả là Hoa không làm tốt cả hai việc – email thì đầy những lỗi sai còn khách hàng rất phật ý vì sự kém tập trung của Hoa.

Vì thế, tốt nhất bạn nên tập trung giải quyết từng việc một. Như thế, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn với chất lượng công việc tốt hơn.

7.Không dành thời gian giải lao

Bạn nghĩ rằng sẽ thật hay nếu mình có thể làm việc liên tục 8-10 giờ đồng hồ không ngừng nghỉ, nhất là khi đang cận kề với deadline. Tuy nhiên, không ai có thể tập trung làm việc với năng suất cao mà không dành cho bộ não của mình đôi chút thời gian để nghỉ ngơi và nạp năng lượng.

Vì vậy, bạn đừng bỏ qua những phút giải lao và cho đó là “lãng phí thời gian”. Giờ giải lao đem lại cho bạn thời gian nghỉ ngơi quý giá, nhờ đó bạn có thể tư duy sáng tạo hơn và làm việc hiệu quả hơn. Bạn có thể đi dạo nhanh một vòng, pha một tách cà phê, hay chỉ đơn giản là ngồi tại bàn làm việc mà không làm gì cả. Hãy cố gắng thu xếp giải lao khoảng 5 phút sau mỗi 1-2 giờ làm việc. Và cũng đừng quên tự cho mình quỹ thời gian rộng rãi để ăn trưa và nghỉ ngơi.

Ứng xử với lời chỉ trích

Phải nhận về những lời chỉ trích, phê bình, rõ ràng, với ai cũng chẳng bao giờ vui. Tuy nhiên, vẫn luôn có cách để đương đầu với nó theo hướng ít tổn thương hơn và đôi khi, có thể tìm ra được những điều tốt đẹp từ đó. Đây là một vài chỉ dẫn hữu ích với bạn.

1.Đếm tới 10 trước khi nói

Nếu ngay lập tức phản ứng với lời chỉ trích, bạn thường vấp phải thái độ quá giận mất khôn. Và những lời lẽ tuôn ra khi đó có thể sẽ quá khích, xúc phạm người khác hoặc vô bổ. Hãy tự đếm ít nhất tới 10 sau khi ai đó buông lời phê phán bạn. Sau đó hãy phản hồi. Cách đơn giản này sẽ giúp bạn bình tâm đôi chút, và việc lường trước được vài viễn cảnh sẽ giúp bạn thoát khỏi những rắc rối và tránh không nói những điều khó rút lại được sau này. Đó cũng là cách ứng xử hiệu quả để tránh việc gây ra những rắc rối không cần thiết.

2.Hãy hành xử như Đức Phật

Rất có thể bạn đã nghe nói về câu chuyện này. Đó thực là cách ứng xử thực tế và tuyệt vời khi nhìn nhận về sự chỉ trích. Đó cũng có thể hữu dụng hơn nữa trước sự phê phán thiếu tính xây dựng và những xúc phạm cá nhân.
“Một người đàn ông cắt ngang bài giảng của đức Phật bằng một tràng thóa mạ. Ngài bèn chờ cho anh ta dứt lời mới hỏi, “Nếu ai đó tặng người khác một món quà nhưng người đó từ chối thì món quà sẽ thuộc về ai?”
“Tất nhiên là thuộc về người đem tặng”, người đàn ông đó đáp.
“Vậy thì,” đức Phật nói, “Ta từ chối không nhận những lời phỉ báng của ngươi và yêu cầu người giữ nó lại cho mình”.

Hãy đơn giản không chấp nhận món quà của kẻ chỉ trích. Bạn không cần phải nhận. Khi đó, nó sẽ vẫn thuộc về người thốt ra điều đó.


3.Hãy coi khen ngợi và chỉ trích là như nhau

Ai cũng thích được khen, nhưng bạn hãy rèn luyện để không cảm thấy quá phấn khích tới mức nhảy lên hay hét ầm ĩ vì vui mừng. Lợi thế của tâm trạng này là khi phải nhận lại điều ngược lại, tức những lời chỉ trích tiêu cực, khó nghe, bạn cũng sẽ bình tĩnh đón nhận mà không cảm thấy quá khó chịu hay bị những cảm xúc tiêu cực lấn át. Thậm chí, bạn còn có thể học hỏi được điều gì đó nữa từ những chỉ trích, phê bình.
Về cơ bản, tâm lý này không phụ thuộc nhiều vào những gì người khác nghĩ. Nếu bạn cứ chăm chắm lo lắng về những gì người khác nghĩ, bạn sẽ dễ bị phụ thuộc và để những người khác kiểm soát cảm xúc, kể cả việc bạn cảm thấy buồn hay vui.
Thế nên, bạn hãy dần từ bỏ việc phụ thuộc vào những đánh giá bên ngoài để quan tâm hơn tới những đánh giá từ chính bản thân. Khi tự mình nhìn nhận và đánh giá mọi việc, bạn sẽ bớt quan tâm tới những đánh giá từ bên ngoài. Tuy nhiên, đừng đẩy điều này đi quá xa. Đừng trở thành người bất cần, không muốn nghe lời chỉ trích nào, dù nó giá trị ra sao.
Nếu bạn chẳng học hỏi được điều gì từ những lời chỉ trích, hay đó chỉ là những lời ì xèo vớ vẩn của dư luận hoặc của ai đó muốn xúc phạm bạn, hãy nghĩ về tâm thế ổn định của mình và bỏ qua mọi chuyện. Bạn không quan tâm quá nhiều và sẽ nhanh chóng quên nó đi, thay vì việc dành suốt cả ngày trời để tức giận, buồn bã hay tìm hiểu căn nguyên vì sao.
Tất nhiên, việc giữ một tâm thế bình ổn trước một lẽ khen chê không hề đơn giản. Tất cả đều cần có thời gian và sự kiên trì, nhẫn nhịn trong mọi tình huống của cuộc sống.

4.Lắng nghe lời chỉ trích và đi vào các chi tiết

Thay vì phản ứng với người khác vì những lời lẽ của họ và tạo ra một không khí căng thẳng, bạn hãy cố gắng làm dịu đi xung đột. Hãy cố duy trì thái độ cởi mở, bình tĩnh và hình dung xem điều này có thể giúp bạn như thế nào. Ngay cả khi ai đó thốt ra những lời vô cùng khó nghe kiểu như “Công việc/blog/sản phẩm của anh/chị thật vớ vẩn!”, bạn vẫn nên hỏi thêm những câu hỏi mở kiểu như: Tại sao anh/chị nói nó vớ vẩn? Tôi có thể cải thiện nó như thế nào? Tôi có thể giải quyết nó ra sao? v.v..
Nếu họ không thể trả lời mọi câu hỏi của bạn, tức là họ chỉ cố ý chê trách mọi thứ. Nhưng đôi khi, cũng có những thông tin giá trị trong sự chỉ trích tiêu cực. Có những điều sẽ chẳng ai nói cho bạn biết. Hãy tìm ra các chi tiết thực tiễn và chính xác về những điều chưa tốt. Có thể đã luôn có một giải pháp cho vấn đề, nhưng bạn cần thêm thông tin để nhận ra điều đó. Bằng cách cải thiện kỹ năng giao tiếp và khiến nó hiệu quả, cụ thể hơn, bạn có thể tiếp cận gần hơn với việc hiểu biết người khác cũng như giải quyết rắc rối.
Và nếu bạn có thể hiểu, giúp đỡ và thay đổi tâm trạng của người đưa ra những lời chỉ trích, hẳn họ sẽ đánh giá bạn cao hơn. Biết đâu, bạn có thể biến một cuộc xung đột thành mối quan hệ giá trị cho mình.

5.Cẩn trọng trong sử dụng email

Vì ngôn ngữ là một phần nhỏ của quá trình giao tiếp, bởi chiếm phần lớn trong giao tiếp là giọng điệu ngôn ngữ và cử chỉ thể hiện, do đó, sẽ là khôn ngoan nếu bạn không hồi đáp lại những lời chỉ trích qua email. Tốt hơn hết, bạn nên gọi điện hoặc gặp trực tiếp chủ nhân của những lời trách móc. Điều này sẽ giúp bạn tránh được việc tạo thêm một mớ những hiểu lầm. Tương tự, tránh sử dụng email cũng là điều bạn nên làm khi có ý định chỉ trích ai đó.