Bí quyết quản lý thời gian cho người đi làm

Hàng tá công việc, hàng đống tài liệu luôn chực chờ bạn giải quyết. Bạn luôn trong tình trạng đầu bù tóc rối chạy đua với thời gian mà vẫn không thể hoàn thành hết nhiệm vụ của mình. Công việc của bạn quá nhiều hay bạn chưa quản lý được thời gian?

Hãy luôn đi trước thời gian

Nhiều nhân viên công sở than thở rằng, khối lượng và lịch làm việc quá nặng làm họ luôn phải chạy đua với thời gian. Thời gian được ví như con thoi, làm sao có thể chạy đua với nó được. Hãy luôn đi trước thời gian một bước, bạn mới có thể quản lý được nó.
Đi trước thời gian, có nghĩa là sớm có kế hoạch cụ thể, thời gian biểu cụ thể cho từng công việc của bạn. Nếu bạn không dành buổi sáng của ngày mới để thư giãn, lấy hứng thú cho công việc bằng một tách cafe, một tờ báo yêu thích mà lại dùng nó để lập kế hoạch cho ngày hôm ấy, e rằng đã quá trễ để giải quyết những rắc rối nảy sinh. Hãy dùng thời gian cuối buổi làm việc ngày hôm trước để lập kế hoạch cho ngày hôm sau, bạn sẽ luôn đón đầu được mọi vấn đề và thời gian sẽ luôn phải chạy sau lưng bạn.

Sử dụng công cụ hỗ trợ 

 
Nhiều người chỉ quen lập kế hoạch bằng cách nhẩm trong đầu những việc cần làm, hay ỷ lại vào cái đầu của mình để ghi nhớ những công việc được giao. Điều này dễ dẫn đến thiếu xót trong công việc. Hãy luôn có bên mình một quyển lịch bàn, một sổ ghi chú nhỏ. Tập thói quen ghi chú tất cả mọi thứ. Dùng đồng hồ báo thức, có thể là từ điện thoại hay PDA để nhắc nhở những thời điểm cần kết thúc công việc trong ngày. Bạn sẽ giải phóng trí não khỏi những lo lắng không cần thiết nhờ những công cụ hỗ trợ đơn giản nhưng rất đắc lực này.

Lập kế hoạch thật logic

Lập kế hoạch sao cho phù hợp với bản thân cũng là một nghệ thuật. Bạn nên dành một khoảng thời gian kha khá để tập trung lập một kế hoạch thật đầy đủ và chi tiết. Bạn cần ưu tiên những việc cần giải quyết ngay, phân loại việc nhỏ và việc quan trọng, phức tạp. Bạn cũng nên hiểu rõ nhịp sinh học của mình thường tập trung nhất vào lúc nào, hay mệt mỏi vào giờ nào để sắp xếp công việc cho phù hợp. Ngoài ra, còn phải chú ý đến vấn đề không gian, nếu đặc thù công việc của bạn cần phải di chuyển nhiều nơi, hãy sắp xếp sao cho tiện đường nhất, vừa tiết kiệm thời gian, vừa tiết kiệm chi phí đi lại. Bạn cần hiểu rõ từng công việc phải làm, giải đáp ngay những thắc mắc để tránh gián đoạn trong lúc giải quyết công việc. Lập kế hoạch cho hàng tá công việc sao cho phù hợp cả về không gian, thời điểm mà vẫn đảm bảo theo kịp tiến độ làm việc của mọi người là cả một vấn đề. Vì vậy, đừng tiếc một chút thời gian lập kế hoạch để đổi lại sự thanh thản thư thái trong quá trình làm việc của mình.

Kỷ luật với bản thân

Hãy gỡ bỏ những trò chơi giải trí trên máy tính, đoạn tuyệt với chương trình chat trong lúc làm việc. Thiếu thời gian nhưng có thể bạn vẫn đang lãng phí. Nếu bạn cần tập trung làm việc hay nghiên cứu các tài liệu, hãy vứt bỏ những suy nghĩ về câu chuyện đang tán dở với cô đồng nghiệp dễ thương hay tiếc nối về một trò chơi xếp hình mà mình sắp phá kỷ lục. Những cám dỗ linh tinh ấy sẽ âm thầm làm chậm nhịp độ làm việc của bạn đấy.

Tự tăng năng suất của mình

Một tinh thần minh mẫn nằm trong một cơ thể khỏe mạnh. Bạn hãy luôn chú ý đến sức khỏe của mình bằng một chế độ ăn giàu dinh dưỡng, siêng năng tập thể dục mỗi buổi sáng để luôn có đủ sức chịu đựng mà chạy trước thời gian. Một góc làm việc ngăn nắp, gọn gàng không những tăng cảm hứng làm việc của bạn mà còn giúp bạn không bị gián đoạn công việc vì thất lạc một cây bút hay giấy tờ quan trọng.

Làm việc không mệt mỏi, luôn hứng thú với công việc và mọi chuyện diễn ra trôi chảy sẽ giúp bạn thoát khỏi tình trạng chạy đua với thời gian. Bạn sẽ không còn phải mang việc về nhà, sẽ có nhiều thời gian dành cho gia đình hay theo học một khóa học nâng cao trình độ ngoại ngữ hay tin học ngoài giờ làm việc. Có thể nói, quản lý, nắm bắt được thời gian là chiếc chìa khóa quan trọng nhất trong sự thành công của bạn đó.

Bí quyêt quản lý thời gian hiệu quả nhất

Quỹ thời gian của mọi người là như nhau, điều quan trọng là chúng ta làm thế nào để sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu cuộc sống ngày càng cao bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm việc tốt để có thể thích nghi được với nó giúp chúng ta dễ dàng đạt được kết quả cao trong công việc và trong các mối quan hệ khác ngoài xã hội.

Một ngày có 24 giờ, mỗi tuần chỉ có 7 ngày thế nhưng có những người họ chẳng làm được việc gì trong khi một số người lại làm được hàng ngàn việc có ý nghĩa cho cuộc sống của họ? phải chăng đó là sự khác nhau giữa thói quen sử dụng thời gian của người thành đạt và những người bình thường khác? vậy để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất thì mỗi cá nhân phải nhận định năng lực của mình và hiểu rõ những điểm mạnh, điểm yếu của bản thân trước khi nhận một công việc gì hoặc đối mặt với tình huống nào đó để từ đó biết được mình đang mong muốn gì trong sự nghiệp cũng như trong cuộc sống.

Bạn muốn kiểm soát được công việc mình đã làm và nó sẽ mất bao nhiêu thời gian để thực hiện, trước hết bạn phải lên kế hoạch và viết nó ra giấy để trên bàn làm việc mỗi ngày như một lời nhắc nhở và cố gắng thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra trong từng khoảng thời gian nhất định. Chẳng hạn bạn muốn mua nhà trong 3 năm tới thì kế hoạch của bạn hôm nay là gì? mỗi tháng bạn phải tiết kiệm được bao nhiêu tiền, mỗi năm bạn sẽ có được số tiền bao nhiêu? và muốn có được số tiền ấy bạn phải có kế hoạch làm việc cụ thể gắn với số tiền bạn làm ra. Công việc của bạn mỗi tuần mang lại bao nhiêu tiền? và bạn phải làm gì trong quỹ thời gian của bạn để có số tiền ấy. Kế hoạch phải thật chi tiết, rõ ràng từng bước một. Tốt nhất là bạn nên sắp xếp việc nào quan trọng nhất thì làm trước, việc nào ít quan trọng thì làm sau. Vì tâm lý chung của chúng ta là việc nào thích làm trước, việc nào dễ thì thích làm, việc nào khó thì gác lại giải quyết sau. Nhưng có điều nghịch lý là việc khó để lại thì thời gian sau khiến chúng càng khó giải quyết hơn.

Vậy có phương pháp nào để cân bằng thời gian cho công việc, nghỉ ngơi giải trí và cho gia đình? Với một doanh nghiệp mới ra đời thì luôn luôn bị áp lực về sự quá tải bởi công việc nhưng tình trạng đó không thể kéo dài mãi, vì tình trạng ấy sẽ khiến nhân viên làm việc với tâm trạng mệt mỏi, căng thẳng và điều đó ảnh hưởng đến năng suất, hiệu quả công việc. Vì vậy người chủ doanh nghiệp phải biết cách xây dựng hệ thống, qui trình làm việc, kế hoạch làm việc và giao trách nhiệm cho từng người nhất định. Đồng thời phải đặt niềm tin vào nhân viên để họ có thể chủ động giải quyết công việc của mình.Vì thế, có thể nói điều quyết định hiệu quảquản lý thời gian của người lãnh đạo chính là hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.

Đối với nhân viên, để thời gian làm việc hiệu quả nhất, nhân viên phải biết xác định mục tiêu của mình. Không nên “ôm” quá nhiều việc cùng một lúc để rồi không giải quyết đúng tiến độ gây ảnh hưởng đến công ty và tinh thần làm việc. Đồng thời phải biết sắp xếp công việc khéo léo, biết tận dụng thời cơ để làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên mục tiêu và lợi ích của bạn phải gắn với mục tiêu của công ty. Tính kỷ luật về thời gian với bản thân là thứ cực kỳ quan trọng. Vì vậy, khi đã thống nhất về mục tiêu giữa cấp quản lý và nhân viên đó sẽ có động lực làm việc và họ sẽ tận dụng tối đa thời gian làm việc để đạt mục tiêu.

Theo Kynang

6 bước quản lý thời gian hiệu quả nhất

Thời gian đi qua sẽ không thể lấy lại được. Vì vậy, nếu muốn thành công hãy tận dụng từng phút từng giây để làm việc một cách khoa học và vận dụng những “mánh” dưới đây để học cách làm chủ túi “vàng”.

1 Hiểu được tầm quan trọng của thời gian

Thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà con người cần rèn luyện càng sớm càng tốt. Quản lý thời gian có ý nghĩa đặc biệt đối với những nhà kinh doanh và là bí quyết để cân bằng cuộc sống giữa công việc và gia đình.

2 Nắm rõ vai trò và trách nhiệm

Khi bạn hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của bản thân, bạn sẽ biết rằng mình nên làm gì để hoàn thành tốt mục tiêu đã để ra. Đặc biệt, khi một nhiệm vụ được đưa ra thì làm rõ quá trình thực hiện, nhận biết vị trí của bản thân là điều cần thiết bạn nên làm.


3 Ưu tiên những việc quan trọng

Chuyên gia Anna nói rằng: “Bạn chỉ có hai cánh tay và một cái đầu vì vậy vác ba, bốn bao tải cùng lúc là điều không thể. Chính vì vậy, một chính sách mà bạn cần thi hành là ưu tiên những việc quan trọng nhất và tập trung hết tốc lực vào nó. Bạn có thể sẽ được sếp giao cho giải quyết cùng lúc hai hoặc ba nhiệm vụ và tất cả đều cần được hoàn thành một cách tốt nhất. Hãy suy nghĩ và tìm ra đâu là việc làm quan trọng hơn cả và thực hiện nó đầu tiên, sau đó là các bước tiếp theo”.

4 Tạo một danh sách những việc cần làm

Tạo một danh sách những việc cần làm là cách quản lý thời gian tốt nhất. Mỗi ngày đến công ty, hãy dành cho mình 15 phút để tư duy những việc cần làm trong ngày kèm theo đó là đóng khung thời gian cho từng nhiệm vụ. Những nhu cầu cá nhân như ăn, chuyện phiếm, hút thuốc..không cần thiết phải đưa vào danh sách. Nhưng, sẽ tốt hơn nếu bạn nghĩ đến nó và phân bổ nó một cách hợp lý để những việc không tên không ảnh hưởng đến quỹ thời gian cố định của bạn.

5 Quan tâm đến độ chính xác

Một điều đáng quan tâm nữa chính là độ chính xác của công việc. Khi bạn giải quyết công việc trong sự vội vàng và cẩu thả. Sai lầm sẽ là điều khó tránh khỏi. Nếu trong quá trình kiểm tra lại chất lượng và kết quả công việc, sếp phát hiện ra bạn đã mắc sai lầm. Làm lại từ đầu sẽ là việc bạn phải thực hiện. Như vậy, vừa mất công sức vừa mất thời gian mà còn mất thêm điểm trong mắt sếp. Cái mất nhiều hơn là được. Vì vậy, chú trọng đến thời gian hoàn thành công việc nhưng không được sao nhãng chất lượng và thực hiện nó trong sự vội vàng.

6 Dẹp tan tư tưởng trì hoãn

Cũng theo Anna: “Tư tưởng trì hoãn công việc là kẻ thù của thành công. Nhiều người có kỹ năng cần thiết và tài năng để thực hiện nhiệm vụ nhưng lại quá lười biếng và luôn tồn tại tư tưởng “chây ỳ”. Mỗi ngày tích một chút công việc nghĩa là mỗi ngày bạn phí phạm một lượng thời gian đáng kể và tiếp tay nuôi dưỡng thói quen xấu”.

Cách quản lích thời gian hiệu quả cho học sinh trung học

Có phải lúc nào bạn cũng thấy thiếu thời gian để hoàn tất mọi công việc trong ngày? Có phải bạn luôn thấy mình chậm trễ? Bạn đừng quá lo lắng. Đó là vấn đề không chỉ của riêng bạn. Rất nhiều học sinh trung học cũng gặp vấn đề như vậy. Với khối lượng bài vở khổng lồ trên trường, lại còn phải chạy sô đi học kèm, nào toán, lí, hoá, văn lại còn ngoại ngữ, vi tính nữa chứ.

1.Lập danh sách những việc cần làm trong ngày

Đặt những việc quan trọng lên hàng đầu và làm trước. Để dễ dàng hơn có thể sử dụng một danh sách để theo dõi tất cả những việc cần hoàn tất. Và đừng quên tự thưởng cho bản thân mỗi khi hoàn thành xong một công việc

2.Sử dụng thời gian rảnh rỗi hợp lý

Chẳng hạn bạn có thể đọc sách khi đi xe buýt đến trường. Như vậy là bạn đã dùng một mũi tên mà bắn trúng hai đích rồi đấy.

3.Biết cách nói "không"

Nếu bạn đi làm thêm và ông chủ muốn bạn làm vào tối thứ 5, trong khi sáng thứ 6 bạn có bài thi. Tốt nhất là bạn nên từ chối. Hãy luôn nghĩ đến những ưu tiên trong ngắn hạn và dài hạn của bạn.

4.Tìm thời điểm thích hợp

Bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu bạn biết khi nào bạn có thể làm tốt nhất. Ví dụ nếu đầu óc bạn linh hoạt trong tính toán vào buổi trưa thì đừng để bài tập toán đến tối bạn nhé.



5.Ôn lại kiến thức mỗi ngày

Bạn nên nắm chắc những gì đã học. Như vậy bạn sẽ dễ dàng tiếp thu kiến thức mới hơn. Và bạn sẽ không bị khớp nếu giáo viên bất chợt gọi bạn lên bảng.

6.Ngủ thật ngon giấc

Đừng cố thức khuya để làm xong việc gì đó. Thiếu ngủ thường xuyên chỉ khiến bạn thêm mệt mỏi và làm việc kém hiệu quả.

7.Cho mọi người biết thời gian biểu của bạn

Nếu những cú điện thoại cứ làm phiền bạn. Hãy nói với bạn bè là bạn chỉ có thể nhận điện thoại từ 7 đến 8 giờ tối. Điều này nghe có vẻ nhỏ nhặt nhưng lại rất có ích đấy.

8.Trở thành người biết phân-chia-công-việc

Hãy tính xem một tuần bạn có bao nhiêu thời gian rảnh rỗi. Sau đó lập một quỹ thời gian và lên kế hoạch cho mọi hoạt động dựa theo đó.

9.Đừng phí thời gian lo lắng không đâu

Bạn có bao giờ phí cả một buổi tối lo lắng về một việc mình chưa làm được? Như thế có đáng không? Thay vì dằn vặt bản thân cũng như chần chừ, do dự ,hãy bắt tay vào làm việc đó ngay đi.

10.Biết đặt mục tiêu vừa sức

Lập nên những mục tiêu không thực tế chỉ khiến mình chuốc lấy thất bại mà thôi. Đặt những mục tiêu lớn cho bản thân là rất tốt nhưng không nên làm quá sức. Bạn nên đặt ra những mục tiêu khó nhưng có khả năng làm được.

Cách tránh lãng phí thời gian khi làm việc

David Allen, tác giả cuốn sách Nghệ thuật làm việc năng suất, đưa ra một số lời khuyên giúp bạn tránh lãng phí thời gian trong công sở và tập trung làm việc:

1.Hạn chế làm nhiều việc cùng lúc

Thay vì vừa đọc tài liệu, vừa nói chuyện với khách hàng, hãy tập trung hoàn thành từng việc một. Nhiều người lầm tưởng rằng làm nhiều việc cùng lúc sẽ tiết kiệm thời gian nhưng thực tế lại ngược lại bởi sự thiếu tập trung sẽ khiến chất lượng công việc giảm sút.

2.Hạn chế kiểm tra hòm thư

Bạn không nên kiểm tra email liên tục, trừ trường hợp công việc của bạn yêu cầu phải tương tác liên tục qua email. Hãy tính xem, mỗi lần báo thư đến, bạn kiểm tra và trả lời cả những thư không cần thiết, bạn sẽ lãng phí khoảng 5 phút. Với vài lần như vậy trong ngày, bạn sẽ lãng phí tới cả một giờ làm việc. Thay vào đó, hãy dành một khoảng thời gian nhất định trong ngày để kiểm tra và trả lời thư.

3.Thư thái đầu óc

Hãy dành vài lần trong ngày làm việc, mỗi lần vài phút để thư giãn đầu óc. Chỉ cần đi dạo quanh văn phòng hoặc tránh xa màn hình máy tính, bạn sẽ lấy lại sự tập trung và minh mẫn để tiếp tục công việc.

4.Loại bỏ những cuộc họp không cần thiết

Đôi khi những cuộc trao đổi qua email, điện thoại vẫn có thể giải quyết công việc hiệu quả mà không cần phải gặp mặt trực tiếp và ngược lại. Bạn cần xác định được tính chất, tầm quan trọng của vấn đề mà có hình thức trao đổi phù hợp, tránh những cuộc trao đổi không cần thiết và tốn thời gian.

5.Học cách từ chối

Khi đồng nghiệp nhờ giúp đỡ trong khi bạn cũng đang rất bận rộn, hãy lịch sự nói " không ". Và ngay cả với sếp, anh/ cô ấy giao thêm việc trong khi bạn còn hàng đống dự án chưa hoàn thành, hãy nói chuyện thẳng thắn với sếp.

6.Nói "không " với mạng xã hội

Nếu không dùng trong công việc, hãy lên các trang mạng xã hội như Facebook, Twitter... khi ở nhà. Đừng nghĩ rằng mình chỉ lên kiểm tra tin nhắn, bạn có thể click vào những đường link hấp dẫn, xem ảnh của người này đến người khác. Và như vậy bạn sẽ không còn thời gian để làm việc.

7.Lập danh sách

Ghi chép là biện pháp hữu ích không chỉ với những người hay quên. Nó giúp bạn không bỏ sót những nhiệm vụ quan trọng. Bạn nên có 2 danh sách: những việc cần làm trong ngắn hạn và dài hạn. Đừng bắt đầu 1 ngày mới mà không biết cần làm gì và những nhiệm vụ nào cần ưu tiên.

8.Dọn dẹp bàn làm việc

Hãy dành 15 phút cuối ngày làm việc để dọn dẹp lại bàn làm việc của mình. Loại bỏ những gì không cần dùng nữa và chuẩn bị tài liệu cho ngày hôm sau.