Hiển thị các bài đăng có nhãn Kỹ năng. Hiển thị tất cả bài đăng
Hiển thị các bài đăng có nhãn Kỹ năng. Hiển thị tất cả bài đăng

Thứ Ba, 7 tháng 5, 2013

Nghệ thuật sai khiến người khác

Ân huệ hay “tôi giúp anh, anh giúp tôi” Các nghiên cứu tâm lý đã chỉ ra rằng người ta luôn sẵn sàng giúp đỡ người nào đã làm gì đó giúp mình.



Theo Octavius Black, giám đốc điều hành công ty The Mind Gym, cần phải luôn “đầu tư” ân huệ vào những người khác để khi cần có thể sử dụng lòng hàm ơn từ phía họ. Tuy nhiên, ông cũng lưu ý không nên quá lạm dụng phương pháp này vì mọi sự “gợi nhớ” thái quá đến “món nợ” đều có thể gây phản tác dụng.

Có điểm tương đồng

Steve Martin, Giám đốc công ty tư vấn và đào tạo Influence at Work cho rằng “đồng nghiệp sẽ dễ dàng tiếp nhận bạn nếu họ biết rằng giữa bạn và họ có điểm gì đó tương đồng”. Nếu có thể, bạn nên tìm hiểu lý lịch và con đường sự nghiệp của đồng nghiệp từ trước. Hoặc cũng có thể tham khảo 4 nguyên tắc sau của chuyên gia Gleb Zheglov:
Thứ nhất: Luôn giữ nụ cười khi giao tiếp với người khác. Đây là nguyên tắc hàng đầu khiến người khác có cảm tình với bạn.
Thứ hai: Chăm chú lắng nghe người đối thoại và cố gắng để anh ta được kể về bản thân
Thứ ba: Cố gắng càng nhanh, càng tốt tìm được một đề tài gần gũi với người đối thoại và làm anh ta quan tâm
Thứ tư: Ngay từ phút gặp mặt đầu tiên hãy thể hiện niềm quan tâm chân thành với người đối thoại. Điều này có nghĩa là cố gắng “thâm nhập” vào anh ta để hiểu mọi góc cạnh. Một khi người đối thoại đã hưng phấn, bạn sẽ được nghe tất cả.

Nhiều công ty đã đặc biệt chú trọng đến việc xây dựng “đội hình”, tìm kiếm các lợi ích chung, tổ chức các hoạt động tập thể để các nhân viên cùng tham gia.
Sức mạnh của uy tín

Steve Martin nhận định: “Sẽ dễ dàng thuyết phục người khác thực hiện yêu cầu của bạn hơn rất nhiều nếu anh ta coi bạn là một chuyên gia trong lĩnh vực của mình. Nếu bạn không có cơ hội thể hiện trực tiếp thì nên nhờ một ai đó có cùng chuyên môn giới thiệu bạn với đối tác. Tuy nhiên, cần lưu ý uy tín cá nhân cần được thường xuyên giữ gìn để tránh trường hợp “mua danh ba vạn, bán danh ba đồng”.

Cũng cần nhấn mạnh thêm rằng, uy tín cá nhân có sức ảnh hưởng rất lớn tới những người xung quanh. Lớn đến mức một nghiên cứu đã kiểm chứng rằng nếu một lãnh đạo có uy tín sang đường vượt đèn đỏ thì nhân viên của họ cũng sẵn sàng đi theo.

Cảm tình

Tâm lý chung của con người là luôn sẵn sàn nói “Đồng ý” với người mình thích. Đây là điều không cần phải tranh cãi. Tuy nhiên, công việc ở công sở có kỷ luật nhất định. Vì thế nhà lãnh đạo phải quan tâm đến việc tạo dựng không khí tích cực, tăng cường mối thiện cảm nhưng không được nhầm lẫn giữa công việc chung với các mối quan hệ hữu nghị.

Và cuối cùng

Steve Martin khuyên “nhà lãnh đạo cần nêu rõ yêu cầu,nhấn mạnh tính phức tạp và những thiệt hại có thể xảy ra với công ty. Điều này rất quan trọng vì tâm lý chung của con người là thường suy nghĩ nhiều và nghiêm túc về những cái có thể mất hơn là những cái đạt được”. Có một điều chung nhất là để “sai khiến” được người khác, bạn phải thật thà. Nếu tính không trung thực của bạn bị phát giác thì bất cứ yêu cầu hay lời ngụy biện nào sau đó đều gây nên mối nghi ngờ

Thứ Hai, 22 tháng 4, 2013

Quản lý thời gian bằng các kế hoạch cụ thể

Đối với những người bận rộn, thật khó để kiểm soát hết mọi việc cần làm. Nếu bạn thuộc dạng người có nhiều việc phải làm hoặc chỉ đơn giản là bạn hay quên, taỉ sao không lập một thời khóa biểu cho chính bạn và sử dụng chương trình "kế hoạch cá nhân"? Tin chắc công việc của bạn sẽ trôi chảy hơn rất nhiều.
Có nhiều chương trình lập kế hoạch phù hợp cho từng người với những nhu cầu khác nhau. Nếu bạn cần quản lý‎ thời gian trong ngày theo từng giờ, (thường là dành cho doanh nhân) thì nên xây dựng kế hoạch chi li cho từng giờ. Còn nếu hoạt động của bạn có thể thay đổi và không theo khung thời gian nhất định nào thì một kế hoạch không phân chia mục và đánh số trang sẽ thích hợp hơn. Luôn luôn xác định thời điểm khởi đầu và hạn chót cho bất kì công việc nào. Điều này giúp bạn hạn chế khoảng thời gian lãng phí cho những hoạt động linh tinh khác. Hãy lập kế hoạch mọi thứ phải hoàn tất trong một khoảng thời gian nhất định! Bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn bởi bạn biết rõ bạn đang sử dụng thời gian như thế nào.


Khi lập kế hoạch,bạn phải xem khoản thời gian mình cần cho mỗi hoạt động là bao nhiêu trên thực tế. Nhiều người có khuynh hướng coi nhẹ khoản thời gian cần thiết để hoàn tất mỗi công việc vì họ không hề tính đến thời gian trễ nãi khi xếp hàng, bị kẹt xe hay những thứ khác ngoài khả năng dự kiến. Hãy cộng thêm thời gian vào những kế hoạch có khả năng bị trễ nãi. Thời gian này bao gồm giờ cao điểm, xếp hàng dài trong cửa hàng, thiếu chỗ đậu xe hay thậm chí gặp người nhiều chuyện,v.v... Làm như thế sẽ khiến bạn bớt vội vã hơn và đưa bạn vào quỹ đạo.

Nếu vào một ngày bạn không phải thức dậy vào một giờ nhất định, đặc biệt là thứ bảy, hãy đảm bảo bạn thức dậy kịp lúc để hoàn thành mọi việc đã lên lịch nhé! Phần đông người ta ngủ muộn nhưng nếu bạn có một ngày khá bận rộn đã lên lịch thì nhớ đừng dậy quá muộn… Bạn nên viết vài dòng lưu ý mỗi cuối ngày, nhắc nhở chính mình mấy giờ bạn sẽ thức dậy hôm sau.

Cố gắng ghép nhiều việc vào một lúc. Chẳng hạn, bật máy giặt khi bạn đang dạy con, gọi điện cho khách hàng khi đang chuẩn bị bữa trưa, kiểm tra thư khi bạn đang viết kế hoạch ngày mai (bạn biết đấy, nhiều trang web thỉnh thoảng mất vài phút để tải xuống), gọi điện về nhà khi bị kẹt xe, làm bài tập nhà khi chờ bác sĩ khám. Như thế, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào làm những công việc quan trọng.

Hãy cùng điểm lại một số mẹo để quản lý thời gian biểu:

- Kiểm soát mọi thứ cần thực hiện.

- Xác định mỗi công việc mất bao lâu để hoàn tất.

- Tự nhủ vơí mình bạn đang gấp rút.

- Nhắc mình làm những việc nhỏ khi đang kẹt trong những việc khác.

Bây giờ thì bạn đã biết làm thế nào để sắp xếp một ngày làm việc cho hiệu quả và cả những ích lợi khi bạn làm được như thế. Hãy nhớ luôn lập cho mình một kế hoạch và không bao giờ lo lắng việc mình nên làm gì nữa nhé.

Nguồn songkhoemoingay

Cách quản lý thời gian một cách hiệu quả

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng cần thiết trong cuộc sống thời hiện đại. Một người không có khả năng quản lý thời gian có thể làm ảnh hưởng tới công sức và thời gian của nhiều người khác khi làm việc theo nhóm. Kỹ năng này chi phối trong khá nhiều lĩnh vực đòi hỏi việc chuẩn thời gian. Quản lý thời gian tốt không chỉ tiết kiệm thời gian và công sức của bạn, đồng thời còn giảm thiểu tình trạng căng thẳng.
Xin giới thiệu với các bạn một số mẹo quản lý thời gian đã được đúc rút từ kinh nghiệm của nhiều chuyên gia trên thế giới.

1. Nắm vững được điều gì là quan trọng nhất. Cần xác định rõ các điểm quan trọng nhất của vị trí làm việc bởi sự nỗ lực sẽ tạo nên thành công. Nếu bạn không biết chắc chắn được các điểm quan trọng nhất, bạn có thể tự đặt các câu hỏi đại loại như "Cái gì có tác động lớn nhất đến các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng?” “Cần làm điều gì để tăng doanh số?”.

2. Ưu tiên thực hiện mọi việc theo danh sách “Các việc cần làm”. Nếu bạn đã nắm vững các điểm quan trọng của công việc, bạn nên lên danh sách “Các việc cần làm”. Bạn có thể sử dụng các chữ cái "A," "B," hoặc "C" bên cạnh từng mục để thể hiện mức độ quan trọng của từng việc đó. Bên cạnh đó, bạn cũng cần lên lịch cho các việc cần làm hàng ngày. Điều này cho phép bạn lựa chọn những công việc cần phải hoàn thành trong ngày hôm đó và loại bỏ các công việc có thể hoàn thành vào các ngày khác.
3. Tránh tình trạng làm việc theo cảm hứng. Những người quản lý thời gian không hiệu quả là những người thường làm việc theo cảm xúc. Trong khi đó, người quản lý thời gian hiệu quả thường làm việc dựa trên thói quen chứ không phải dựa trên cảm hứng. Phần lớn mọi người thường thích thực hiện các công việc dễ dàng và đơn giản khi bắt đầu một ngày làm việc như đọc email, scan tài liệu hoặc làm vệ sinh chỗ làm việc. Tuy nhiên, những người có phương pháp quản lý thời gian tốt lại thường thực hiện các công việc quan trọng trước tiên mà không dựa vào ý thích.

4. Lên kế hoạch cho các dự án quan trọng ở thời điểm thể lực sung mãn nhất. Bởi vào thời điểm đó, cả trí và lực của con người đều ở trạng thái tốt nhất, vì vậy họ có thể dự tính được đầy đủ các tình huống khi lập kế hoạch.

5. Học cách ủy thác công việc. Một người biết cách ủy thác công việc sẽ thường xuyên phải đối mặt với tình trạng căng thẳng, quá tải và khó có thể đạt được hiệu suất cao nhất. Điều này được minh chứng bằng trường hợp của một giám đốc kinh doanh khu vực Bắc Mỹ. Anh ấy là một giám đốc rất thành công, một phần trong thành công đó chính là sự ủy thác một phần việc không quan trọng cho người trợ lý giải quyết. Việc này cho phép anh ấy tập trung vào các công việc khác quan trọng hơn hoặc tạo dựng các mối quan hệ kinh doanh khác bên ngoài công ty.


6. Vứt bỏ hoặc sắp xếp lại các tài liệu không còn cần thiết. Điều này áp dụng cho các văn bản mà bạn chỉ sờ đến một lần. Cần xác định được tài liệu nào là quan trọng và loại bỏ các văn bản mà bạn không cần sử dụng trong tương lại. Nếu bạn vẫn muốn giữ các tài liệu đó, hãy dành ra 10 giây để sắp xếp chúng cho gọn ghẽ, thay vì phải mất tới 30 phút để tìm kiếm khi cần thiết.

7. Nếu bạn thường làm việc bằng máy tính; hãy sử dụng các thư mục với màu sắc hoặc tên gọi khác nhau để phân định mức độ ưu tiên cho từng công việc. Ví dụ, thư mục có màu đỏ biểu thị các tệp tin hoặc dự án cần quan tâm nhất. Thư mục có màu vàng biểu thị các dự án hoặc ý tưởng mới; thư mục màu xanh cho biết đó là các vấn đề đang nghiên cứu. Dĩ nhiên việc này tùy thuộc theo sở thích của từng người chứ không bắt buộc.
8. Cần linh hoạt và thực tế. Một trong những cách để chiến thắng nỗi sợ hãi của bản thân là lên kế hoạch làm việc theo ngày hoặc tuần cho một khối lượng công việc hơi vượt quá. Tuy nhiên, cần phải xác định được là khi nào bạn có thể thực hiện các công việc quá sức của mình. Không nên lập các kế hoạch mà bạn không thể thực hiện được.

9. Lên lịch làm việc cho bản thân thật kỹ càng. Bạn cần lên lịch hẹn “làm việc cá nhân” mỗi ngày. Nếu một người nào đó muốn gặp gỡ bạn vào thời điểm đó, bạn có thể từ chối lịch hẹn đó : “ Xin lỗi, tôi đã có lịch hẹn rồi”. Cho dù bạn sử dụng thời gian đó để xem suy nghĩ hoặc thư giãn, đó vẫn được coi là một cách sử dụng thời gian hợp lý.

10. Cần đảm bảo rằng chương trình hỗ trợ lập kế hoạch điện tử không khiến bạn mất quá nhiều thời gian. Nhiều người quen sử dụng hệ thống lập kế hoạch điện tử bởi sự thuận tiện của nó, tuy nhiên, đôi khi họ mất quá nhiều thời gian cho việc nhập các thông tin vụn vặt vào chương trình thay vì chỉ cần viết chúng ra giấy.

11. Gửi e-mail phúc đáp nhanh. Đọc email và giải quyết ngay các vấn đề được đề cập tới trong các email đó. Nên loại bỏ thói quen đọc email rồi để chúng xếp đống trong thư mục Inbox. Bạn có thể tạo các thư mục để chứa các email phục vụ cho các mục đích khác nhau, đồng thời cũng tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm các email cần xem lại về sau này Xóa bỏ tất cả thư rác nếu bạn không đọc đến chúng.
Thời gian là một thứ vô giá và không chờ đợi một ai cả. Vì thế, quản lý thời gian một cách hiệu quả cho phép bạn đạt được hiệu suất làm việc cao nhất, đồng thời giảm thiểu được các tác động do các kế hoạch làm việc dầy đặc trong ngày.Hy vọng rằng với một số mẹo nhỏ nói trên, các bạn có thể tự lên được cho mình một kế hoạch quản lý thời gian một cách hiệu quả trong công việc và đời sống thường ngày.

Theo Vietnamlearning

4 Cách để quản lý thời gian một cách hiệu quả

Chúng ta ai cũng muốn thành đạt, ai cũng muốn nhiều tiền... nhất là các bạn trẻ. Nhưng để thành đạt được chúng ta cần phải có nhiều yếu tố. Nhiều người đổ lỗi là do mình không may mắn, không có vốn. Chúng ta còn được tạo hóa ban cho một tài sản quý báu hơn, đó chính là vàng - thời gian... Thời gian là vàng, chúng ta nên dùng số vàng như thế nào để tạo ra cho chúng ta nhiều vàng nhất theo nghĩa đen của nó.

Tại sao chúng ta sử dụng đồng tiền của mình rất tiết kiệm những chúng ta lại không sử dụng thời gian như vậy. Chúng ta phải sử dụng chi ly từng phút một.
Hãy sử dụng thời gian một cách tiết kiệm nhất và tối ưu nhất. Chúng ta luôn nghĩ sao cho tối ưu trong việc tiêu tiền, nhưng thời gian thì không.

Chúng ta lãng phí thời gian của mình như vậy thì hỏi còn đâu thời gian để học tập và làm những việc quan trọng???
Sai lầm lớn nhất của họ là nghĩ rằng mình có đủ thời gian để làm những việc gọi là quan trọng. Nhưng cứ làm việc theo kiểu “đánh trống bỏ dùi”, “buông quăng bỏ vãi” như thế thì chẳng có việc gì chúng ta làm đạt được kết quả.

Vì vậy chúng ta phải có một kế hoạch để thực hiện và thay đổi thói quen đó bây giời cũng chưa muộn:

1. Liệt kê các công việc vào buổi sáng hằng ngày. 

Liệt kê các công việc cần làm trong ngày ra một tờ giấy hoặc trên máy vi tính cũng được. Lưu ý chỉ cần liệt kê ra và chưa vội sắp xếp vội vì nếu như thế thì chúng sẽ rất bị rối trong việc nên làm việc gì và không nên làm việc gì. Não chúng ta không thể làm một lúc nhiều việc được.

2. Xác định ưu tiên. 

Sắp xếp thời gian mỗi ngày để giải quyết các công việc ưu tiên và cũng cần linh hoạt dành đủ thời gian cho những việc bất ngờ xảy ra. Hãy học cách nói “không” với những việc không phải là ưu tiên.

3. Xác định khoảng thời gian cho mỗi công việc. 

Chúng ta nên xác định khoảng thời gian cho mỗi công việc và thời gian bắt đầu, kết thúc. Và một điều rất quan trọng là các bạn sẽ thắc mắc là trong khi thực hiện công việc này lại bị công việc khác quan trọng hơn xen vào thì làm thế nào? Theo nghiên cứu chúng ta nên trừ khoảng thời gian 20% để dự phòng. Đừng quên những việc nhỏ, nhưng tập trung chúng lại. Chớ để cho các việc nhỏ trôi đi, tốt nhất là dành 30 phút mỗi ngày cho các công việc này. Nhưng đừng để phải mất công nhiều lần chạy đi chạy lại ra máy photocopy, và dành các cuộc điện thoại để một lần nhấc máy gọi luôn thể. Hãy tách thời gian ra những khoảng thời gian nhỏ để tận dụng tối đa nó.

4. Tập cho mình tính kỷ luật, và thói quen. 

Thay vì thường xuyên kéo lê cả đống việc, cần xác định hạn chót để hoàn thành từng công việc. Một mẹo nhỏ là nếu cần hoàn tất một việc vào 5h chiều thứ Năm thì hãy bắt mình kết thúc vào lúc 12h trưa. Nên giải quyết các việc khó trước, sau đó tha hồ... dạo chơi. Cuối cùng chúng nên tập cho mình thói quen làm việc chăm chỉ và có kế hoạch trước đó chính là dấu hiệu của người thành đạt!
Theo kynanggiaotiep

Cách quản lý thời gian trong công việc

Đã bao giờ bạn cảm thấy một ngày 24h là quá ngắn ngủi hay chưa? Đã bao giờ bạn không thể hoàn thành công việc đúng hạn hay chưa? Có bao giờ bạn thấy mình luôn chậm trễ hay chưa?
quan ly thoi gian ky nang mem giup sap xep cong viec 1024x768 Quản lí thời gian – kỹ năng mềm giúp sắp xếp công việc
Bạn thấy rất nhiều người thành công, họ có thể làm rất nhiều thứ và còn có thời gian giải trí nữa? Làm thế nào mà họ làm được như vậy trong khi họ cũng chỉ có 24h.
Công việc dồn dập khiến bạn cảm thấy bị stress và không thể nào sắp xếp công việc để hoàn thành tất cả và đúng hạn được.
Đây chính là lúc bạn nên học “kỹ năng quản lý thời gian” đây là một trong những kỹ năng mềm mà sinh viên nên học, giúp sắp xếp thời gian, công việc phù hợp. Đặc biệt với những sinh viên có lịch học căng thẳng và nhiều áp lực.
Lập kế hoạch công việc.
Một ngày bạn chỉ có 24h thôi, hãy liệt kê ra danh sách các công việc bạn cần làm, bạn buộc phải hoàn thành. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc, công việc nào xong xuôi có thể gạch đi.
Nói “không”.
Sẽ có những lúc bạn cảm thấy “cám dỗ” bởi những thứ xung quanh. Như một lời mời đi chơi với bạn bè, một bộ phim hay mà bạn muốn coi, hay hôm nay là ngày lễ.
Tận dụng thời ran “rảnh”.
Những lúc chờ xe bus hay ngồi trên xe bus bạn có thể tận dụng thời gian đọc một số thứ, suy nghĩ ý tưởng hay đơn giản chỉ là ngủ để bù thời gian ngủ vào những lúc thức khuya.
Học đúng lúc.
Bạn nên học thuộc lòng vào buổi sáng, buổi tối thì nên học những thứ liên quan đến tính toán.

Ôn tập thường xuyên.
Đã có lúc bạn thấy mình nắm kiến thức thật vững. Nhưng bất chợt giáo viên gọi bạn nên những bạn lại “quên béng”. Đó chính là do bạn không thường xuyên ôn tập, ôn tập thường xuyên sẽ giúp bạn “thuộc nằm lòng”. Khi giáo viên bất chợt hỏi hay kiểm tra bạn hoàn toàn có thể trả lời được.
Đừng cố thức khuya.
Nhiều sinh viên có thói quen thức khuya để làm việc. Điều này không tốt bời thời gian càng về khuya bộ não tiếp thu kiến thức càng kém. Hãy ngủ đúng giờ và đủ giấc.
Đừng phí thời gian vào những việc không quan trọng.
Bạn vừa làm phật lòng một người, bạn lo lắng công việc không hoàn thành kịp và bạn “dành” nguyên một buổi tố để lo lắng về điều đó. Thay vì làm như vậy thì hãy bắt tay vào công việc ngay đừng chậm trễ. Bởi thời gian bạn suy nghĩ có thể bạn đã hoàn thành xong công việc rồi đó.
Đặt mục tiêu vừa sức.
Bạn có quyền ước mơ và đặt cho mình những mục tiêu. Nhưng những mục tiêu đó phải “đủ sức” với bạn. Tất nhiên sẽ chẳng có ai cấm bạn nếu bạn muốn giàu như Bill Gate nhưng hay xem xét lại xem bạn có đủ sức làm điều đó hay không. Trước tiên hãy đặt ra những mục tiêu ngắn hạn và hoàn thành nó trước.
“Dù bạn là sinh viên, diễn viên ca sĩ hay tổng thống, mỗi ngày bạn cũng chỉ có 24h. Sắp xếp công việc hợp lý sẽ giúp bạn hoàn thành được mọi thứ”

Quản lý thời gian để học tập hiệu quả

Bạn có những mong muốn, những dự định và mục tiêu cho riêng mình, điều đó chỉ ra thiên hướng sử dụng qũy thời gian của mỗi cá nhân. Thời gian của đời người là hữu hạn và mỗi người lại có những đam mê khác nhau, nên cách sử dụng chúng cũng khác nhau. Và mỗi dự định cũng nên có thứ tự ưu tiên nhất định, đó là vì sao mà bạn nên có một lịch trình công việc cụ thể. Một kế hoạch làm việc chính là sự tương thích giữa niềm đam mê và nguyện vọng cá nhân với thời gian phù hợp mà bạn sở hữu.




Lập một lịch trình làm việc là một quá trình bạn sắp xếp thời gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian hoạch định. Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, bạn sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việcquản lý thời gian của mình:

- Hiểu rõ điều mình thật sự mong muốn đạt được, đương nhiên mơ ước là vô vàn nhưng bạn sẽ phải cân nhắc cái gì là thật sự đáng để hy sinh thời gian vì nó.

- Tận dụng hết mọi nguồn thời gian sẵn có: bạn biết đấy, ai cũng có 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần và 3 năm để học cấp 3, nhưng có những người trong 18 năm học đã có thể nói được 2 ngoại ngữ, có người không xong nổi tú tài, ngoài sự chênh lệch về khả năng tiếp thu, sự khác biệt ấy còn phụ thuộc vào cách sử dụng thời gian của mỗi người.

Do đó: Nếu bạn thấy mình đã từng bỏ phí thời gian thì hãy học cách sống có kế hoạch ngay từ bây giờ.

- Dành đủ thời gian cho những điều quan trọng mà bạn chắn chắn rằng mình phải đạt được. Một người sống có kế hoạch có thể là một người bận rộn nhưng không bao giờ là một người quay mòng mòng với núi công việc và luôn chép miệng: "Ôi, tôi không có thời gian".

- Luôn có những khoảng thời gian dự trù cho những việc bất ngờ cần giải quyết gấp. Bạn có một kế hoạch, và có thể nó đã được điền kín, nhưng thế không có nghĩa là bạn từ chối đi thăm ông ngoại bị bệnh

-> Kế hoạch chỉ đem lại hiệu quả nếu đấy là một kế hoạch linh hoạt.

- Giảm khả năng bị stress vì bạn có thể làm chủ cuộc sống của mình một cách hợp lý.

Những công cụ để hỗ trợ việc bạn lập kế hoạch, đó là nhật ký, sổ tay, lịch làm việc, đương nhiên bạn không thể ghi thời khóa biểu của mình lên… não bộ rồi. Dù bạn có tự hào về trí nhớ của mình đến đâu thì cũng nên viết nó ra nếu không bạn lại phung phí khoản thời gian vừa tiết kiệm được để… nhớ ra lịch làm việc của mình.

Sau đây là những bước đơn giản để lên một kế hoạch:

+ Đầu tiên bạn nên bắt đầu bằng việc tìm kiếm thời gian rảnh cho những dự định của mình. Đương nhiên bất kỳ ai cũng luôn phải dành thời gian cho những hoạt động thường nhật, ngoài chúng ra, hãy tận dụng thời gian còn lại để làm những gì bạn muốn.

+ Kế đến, lấp đầy những hoạt động bạn cần làm vào những khoảng thời gian đấy. Song song với quá trình này là bạn phải luôn luôn để tâm đến trình tự ưu tiên của chúng. Sự ưu tiên ấy có thể là do sở thích của bạn. Vâng hôm nay tôi muốn học nấu ăn trước khi làm bài tập hoặc tôi phải đi cắt tóc cái đã trước khi gặp cô bạn mới. Sự ưu tiên ấy phụ thuộc ở chính bạn. Đương nhiên bạn phải ưu tiên bài kiểm tra cuối khóa trong hai ngày tới hơn là một buổi đi dã ngoại cuối tuần. Trong một số trường hợp bạn phải bỏ qua những việc nhỏ để hướng đến những mục tiêu lớn. Và cũng có khi không phải chỉ là sự tương quan giữa những việc lớn và nhỏ, bạn phải hy sinh mơ ước này để đuổi theo một mục tiêu khác. Bạn biết đấy đó vừa là sự khó khăn vừa là nét thú vị của cuộc sống. Luôn có những người phải hy sinh gia đình vì công việc hoặc ngược lại. Và cho dù có một kế hoạch hoàn hảo đi chăng nữa, đôi khi bạn cũng mất mát một đìều gì đấy. Tuy nhiên tôi mong sự mất mát này chỉ là tạm thời vì bạn sẽ lại đặt ra kế hoạch để lấy lại những gì đã mất!

+ Dành ra những khoảng thời gian cần thiết giải quyết sự cố. Điều này lại phụ thuộc vào kinh nghiệm của bạn. Bạn đang thực hiện một công việc có tính rủi ro cao, hãy dành thời gian dự phòng nhiều lên. Công việc thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và cũng như những gì ta trù định. Đó là lý do tại sao người ta rất dễ lúng túng với những công việc mới. Bạn không thể nào biết được những việc bất ngờ phát sinh và sắp xếp kịp thời gian để giải quyết chúng. Những người chưa thạo việc đôi khi còn phải lấy quỹ thời gian cá nhân để giải quyết công việc. Nhưng khi bạn đã có kinh nghiệm , hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho những sự cố phát sinh. Một người có trình độ chuyên nghiệp là một người lường trước được càng nhiều càng tốt những khả năng có thể xảy ra, những đều có thể cản trở công việc của mình. Do đó bạn càng hoàn thiện mình bản kế hoạch của bạn càng hoàn hảo hơn.

+ Ngoài ra lời khuyên cho bạn là nên lập một kế hoạch linh hoạt, tùy từng trường hợp mà có thể bạn phải thay đổi kế hoạch vào giờ chót. Vâng vì bạn đâu phải là một cái máy. Nhưng lý do để thay đổi kế hoạch nên đươc kiểm tra về độ logic, đương nhiên tôi không khuyên bạn đổi kế hoạch đến trường hôm nay bởi vì mình mới nổi cái mụn to và xấu quá (!!!)

Sắp đặt một lịch trình làm việc tức là bạn đang lên kế hoạch cho việc sử dụng thời gian của mình. Có một kế hoạch cụ thể bạn vừa tránh được những căng thẳng trong công việc vừa làm việc hiệu quả hơn.

Theo anhngumekong

Bí quyết quản lý thời gian cho người đi làm

Hàng tá công việc, hàng đống tài liệu luôn chực chờ bạn giải quyết. Bạn luôn trong tình trạng đầu bù tóc rối chạy đua với thời gian mà vẫn không thể hoàn thành hết nhiệm vụ của mình. Công việc của bạn quá nhiều hay bạn chưa quản lý được thời gian?

Hãy luôn đi trước thời gian

Nhiều nhân viên công sở than thở rằng, khối lượng và lịch làm việc quá nặng làm họ luôn phải chạy đua với thời gian. Thời gian được ví như con thoi, làm sao có thể chạy đua với nó được. Hãy luôn đi trước thời gian một bước, bạn mới có thể quản lý được nó.
Đi trước thời gian, có nghĩa là sớm có kế hoạch cụ thể, thời gian biểu cụ thể cho từng công việc của bạn. Nếu bạn không dành buổi sáng của ngày mới để thư giãn, lấy hứng thú cho công việc bằng một tách cafe, một tờ báo yêu thích mà lại dùng nó để lập kế hoạch cho ngày hôm ấy, e rằng đã quá trễ để giải quyết những rắc rối nảy sinh. Hãy dùng thời gian cuối buổi làm việc ngày hôm trước để lập kế hoạch cho ngày hôm sau, bạn sẽ luôn đón đầu được mọi vấn đề và thời gian sẽ luôn phải chạy sau lưng bạn.


Sử dụng công cụ hỗ trợ 
 
Nhiều người chỉ quen lập kế hoạch bằng cách nhẩm trong đầu những việc cần làm, hay ỷ lại vào cái đầu của mình để ghi nhớ những công việc được giao. Điều này dễ dẫn đến thiếu xót trong công việc. Hãy luôn có bên mình một quyển lịch bàn, một sổ ghi chú nhỏ. Tập thói quen ghi chú tất cả mọi thứ. Dùng đồng hồ báo thức, có thể là từ điện thoại hay PDA để nhắc nhở những thời điểm cần kết thúc công việc trong ngày. Bạn sẽ giải phóng trí não khỏi những lo lắng không cần thiết nhờ những công cụ hỗ trợ đơn giản nhưng rất đắc lực này.
Lập kế hoạch thật logic

Lập kế hoạch sao cho phù hợp với bản thân cũng là một nghệ thuật. Bạn nên dành một khoảng thời gian kha khá để tập trung lập một kế hoạch thật đầy đủ và chi tiết. Bạn cần ưu tiên những việc cần giải quyết ngay, phân loại việc nhỏ và việc quan trọng, phức tạp. Bạn cũng nên hiểu rõ nhịp sinh học của mình thường tập trung nhất vào lúc nào, hay mệt mỏi vào giờ nào để sắp xếp công việc cho phù hợp. Ngoài ra, còn phải chú ý đến vấn đề không gian, nếu đặc thù công việc của bạn cần phải di chuyển nhiều nơi, hãy sắp xếp sao cho tiện đường nhất, vừa tiết kiệm thời gian, vừa tiết kiệm chi phí đi lại. Bạn cần hiểu rõ từng công việc phải làm, giải đáp ngay những thắc mắc để tránh gián đoạn trong lúc giải quyết công việc. Lập kế hoạch cho hàng tá công việc sao cho phù hợp cả về không gian, thời điểm mà vẫn đảm bảo theo kịp tiến độ làm việc của mọi người là cả một vấn đề. Vì vậy, đừng tiếc một chút thời gian lập kế hoạch để đổi lại sự thanh thản thư thái trong quá trình làm việc của mình.

Kỷ luật với bản thân

Hãy gỡ bỏ những trò chơi giải trí trên máy tính, đoạn tuyệt với chương trình chat trong lúc làm việc. Thiếu thời gian nhưng có thể bạn vẫn đang lãng phí. Nếu bạn cần tập trung làm việc hay nghiên cứu các tài liệu, hãy vứt bỏ những suy nghĩ về câu chuyện đang tán dở với cô đồng nghiệp dễ thương hay tiếc nối về một trò chơi xếp hình mà mình sắp phá kỷ lục. Những cám dỗ linh tinh ấy sẽ âm thầm làm chậm nhịp độ làm việc của bạn đấy.
Tự tăng năng suất của mình

Một tinh thần minh mẫn nằm trong một cơ thể khỏe mạnh. Bạn hãy luôn chú ý đến sức khỏe của mình bằng một chế độ ăn giàu dinh dưỡng, siêng năng tập thể dục mỗi buổi sáng để luôn có đủ sức chịu đựng mà chạy trước thời gian. Một góc làm việc ngăn nắp, gọn gàng không những tăng cảm hứng làm việc của bạn mà còn giúp bạn không bị gián đoạn công việc vì thất lạc một cây bút hay giấy tờ quan trọng.

Làm việc không mệt mỏi, luôn hứng thú với công việc và mọi chuyện diễn ra trôi chảy sẽ giúp bạn thoát khỏi tình trạng chạy đua với thời gian. Bạn sẽ không còn phải mang việc về nhà, sẽ có nhiều thời gian dành cho gia đình hay theo học một khóa học nâng cao trình độ ngoại ngữ hay tin học ngoài giờ làm việc. Có thể nói, quản lý, nắm bắt được thời gian là chiếc chìa khóa quan trọng nhất trong sự thành công của bạn đó.

Bí quyêt quản lý thời gian hiệu quả nhất

Quỹ thời gian của mọi người là như nhau, điều quan trọng là chúng ta làm thế nào để sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu cuộc sống ngày càng cao bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm việc tốt để có thể thích nghi được với nó giúp chúng ta dễ dàng đạt được kết quả cao trong công việc và trong các mối quan hệ khác ngoài xã hội.

Một ngày có 24 giờ, mỗi tuần chỉ có 7 ngày thế nhưng có những người họ chẳng làm được việc gì trong khi một số người lại làm được hàng ngàn việc có ý nghĩa cho cuộc sống của họ? phải chăng đó là sự khác nhau giữa thói quen sử dụng thời gian của người thành đạt và những người bình thường khác? vậy để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất thì mỗi cá nhân phải nhận định năng lực của mình và hiểu rõ những điểm mạnh, điểm yếu của bản thân trước khi nhận một công việc gì hoặc đối mặt với tình huống nào đó để từ đó biết được mình đang mong muốn gì trong sự nghiệp cũng như trong cuộc sống.


Bạn muốn kiểm soát được công việc mình đã làm và nó sẽ mất bao nhiêu thời gian để thực hiện, trước hết bạn phải lên kế hoạch và viết nó ra giấy để trên bàn làm việc mỗi ngày như một lời nhắc nhở và cố gắng thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra trong từng khoảng thời gian nhất định. Chẳng hạn bạn muốn mua nhà trong 3 năm tới thì kế hoạch của bạn hôm nay là gì? mỗi tháng bạn phải tiết kiệm được bao nhiêu tiền, mỗi năm bạn sẽ có được số tiền bao nhiêu? và muốn có được số tiền ấy bạn phải có kế hoạch làm việc cụ thể gắn với số tiền bạn làm ra. Công việc của bạn mỗi tuần mang lại bao nhiêu tiền? và bạn phải làm gì trong quỹ thời gian của bạn để có số tiền ấy. Kế hoạch phải thật chi tiết, rõ ràng từng bước một. Tốt nhất là bạn nên sắp xếp việc nào quan trọng nhất thì làm trước, việc nào ít quan trọng thì làm sau. Vì tâm lý chung của chúng ta là việc nào thích làm trước, việc nào dễ thì thích làm, việc nào khó thì gác lại giải quyết sau. Nhưng có điều nghịch lý là việc khó để lại thì thời gian sau khiến chúng càng khó giải quyết hơn.

Vậy có phương pháp nào để cân bằng thời gian cho công việc, nghỉ ngơi giải trí và cho gia đình? Với một doanh nghiệp mới ra đời thì luôn luôn bị áp lực về sự quá tải bởi công việc nhưng tình trạng đó không thể kéo dài mãi, vì tình trạng ấy sẽ khiến nhân viên làm việc với tâm trạng mệt mỏi, căng thẳng và điều đó ảnh hưởng đến năng suất, hiệu quả công việc. Vì vậy người chủ doanh nghiệp phải biết cách xây dựng hệ thống, qui trình làm việc, kế hoạch làm việc và giao trách nhiệm cho từng người nhất định. Đồng thời phải đặt niềm tin vào nhân viên để họ có thể chủ động giải quyết công việc của mình.Vì thế, có thể nói điều quyết định hiệu quảquản lý thời gian của người lãnh đạo chính là hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.

Đối với nhân viên, để thời gian làm việc hiệu quả nhất, nhân viên phải biết xác định mục tiêu của mình. Không nên “ôm” quá nhiều việc cùng một lúc để rồi không giải quyết đúng tiến độ gây ảnh hưởng đến công ty và tinh thần làm việc. Đồng thời phải biết sắp xếp công việc khéo léo, biết tận dụng thời cơ để làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên mục tiêu và lợi ích của bạn phải gắn với mục tiêu của công ty. Tính kỷ luật về thời gian với bản thân là thứ cực kỳ quan trọng. Vì vậy, khi đã thống nhất về mục tiêu giữa cấp quản lý và nhân viên đó sẽ có động lực làm việc và họ sẽ tận dụng tối đa thời gian làm việc để đạt mục tiêu.

Theo Kynang

6 bước quản lý thời gian hiệu quả nhất

Thời gian đi qua sẽ không thể lấy lại được. Vì vậy, nếu muốn thành công hãy tận dụng từng phút từng giây để làm việc một cách khoa học và vận dụng những “mánh” dưới đây để học cách làm chủ túi “vàng”.

1 Hiểu được tầm quan trọng của thời gian

Thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà con người cần rèn luyện càng sớm càng tốt. Quản lý thời gian có ý nghĩa đặc biệt đối với những nhà kinh doanh và là bí quyết để cân bằng cuộc sống giữa công việc và gia đình.

2 Nắm rõ vai trò và trách nhiệm

Khi bạn hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của bản thân, bạn sẽ biết rằng mình nên làm gì để hoàn thành tốt mục tiêu đã để ra. Đặc biệt, khi một nhiệm vụ được đưa ra thì làm rõ quá trình thực hiện, nhận biết vị trí của bản thân là điều cần thiết bạn nên làm.


3 Ưu tiên những việc quan trọng

Chuyên gia Anna nói rằng: “Bạn chỉ có hai cánh tay và một cái đầu vì vậy vác ba, bốn bao tải cùng lúc là điều không thể. Chính vì vậy, một chính sách mà bạn cần thi hành là ưu tiên những việc quan trọng nhất và tập trung hết tốc lực vào nó. Bạn có thể sẽ được sếp giao cho giải quyết cùng lúc hai hoặc ba nhiệm vụ và tất cả đều cần được hoàn thành một cách tốt nhất. Hãy suy nghĩ và tìm ra đâu là việc làm quan trọng hơn cả và thực hiện nó đầu tiên, sau đó là các bước tiếp theo”.

4 Tạo một danh sách những việc cần làm

Tạo một danh sách những việc cần làm là cách quản lý thời gian tốt nhất. Mỗi ngày đến công ty, hãy dành cho mình 15 phút để tư duy những việc cần làm trong ngày kèm theo đó là đóng khung thời gian cho từng nhiệm vụ. Những nhu cầu cá nhân như ăn, chuyện phiếm, hút thuốc..không cần thiết phải đưa vào danh sách. Nhưng, sẽ tốt hơn nếu bạn nghĩ đến nó và phân bổ nó một cách hợp lý để những việc không tên không ảnh hưởng đến quỹ thời gian cố định của bạn.

5 Quan tâm đến độ chính xác

Một điều đáng quan tâm nữa chính là độ chính xác của công việc. Khi bạn giải quyết công việc trong sự vội vàng và cẩu thả. Sai lầm sẽ là điều khó tránh khỏi. Nếu trong quá trình kiểm tra lại chất lượng và kết quả công việc, sếp phát hiện ra bạn đã mắc sai lầm. Làm lại từ đầu sẽ là việc bạn phải thực hiện. Như vậy, vừa mất công sức vừa mất thời gian mà còn mất thêm điểm trong mắt sếp. Cái mất nhiều hơn là được. Vì vậy, chú trọng đến thời gian hoàn thành công việc nhưng không được sao nhãng chất lượng và thực hiện nó trong sự vội vàng.

6 Dẹp tan tư tưởng trì hoãn

Cũng theo Anna: “Tư tưởng trì hoãn công việc là kẻ thù của thành công. Nhiều người có kỹ năng cần thiết và tài năng để thực hiện nhiệm vụ nhưng lại quá lười biếng và luôn tồn tại tư tưởng “chây ỳ”. Mỗi ngày tích một chút công việc nghĩa là mỗi ngày bạn phí phạm một lượng thời gian đáng kể và tiếp tay nuôi dưỡng thói quen xấu”.

Cách quản lích thời gian hiệu quả cho học sinh trung học

Có phải lúc nào bạn cũng thấy thiếu thời gian để hoàn tất mọi công việc trong ngày? Có phải bạn luôn thấy mình chậm trễ? Bạn đừng quá lo lắng. Đó là vấn đề không chỉ của riêng bạn. Rất nhiều học sinh trung học cũng gặp vấn đề như vậy. Với khối lượng bài vở khổng lồ trên trường, lại còn phải chạy sô đi học kèm, nào toán, lí, hoá, văn lại còn ngoại ngữ, vi tính nữa chứ.

1.Lập danh sách những việc cần làm trong ngày

Đặt những việc quan trọng lên hàng đầu và làm trước. Để dễ dàng hơn có thể sử dụng một danh sách để theo dõi tất cả những việc cần hoàn tất. Và đừng quên tự thưởng cho bản thân mỗi khi hoàn thành xong một công việc

2.Sử dụng thời gian rảnh rỗi hợp lý

Chẳng hạn bạn có thể đọc sách khi đi xe buýt đến trường. Như vậy là bạn đã dùng một mũi tên mà bắn trúng hai đích rồi đấy.

3.Biết cách nói "không"

Nếu bạn đi làm thêm và ông chủ muốn bạn làm vào tối thứ 5, trong khi sáng thứ 6 bạn có bài thi. Tốt nhất là bạn nên từ chối. Hãy luôn nghĩ đến những ưu tiên trong ngắn hạn và dài hạn của bạn.

4.Tìm thời điểm thích hợp

Bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu bạn biết khi nào bạn có thể làm tốt nhất. Ví dụ nếu đầu óc bạn linh hoạt trong tính toán vào buổi trưa thì đừng để bài tập toán đến tối bạn nhé.



5.Ôn lại kiến thức mỗi ngày

Bạn nên nắm chắc những gì đã học. Như vậy bạn sẽ dễ dàng tiếp thu kiến thức mới hơn. Và bạn sẽ không bị khớp nếu giáo viên bất chợt gọi bạn lên bảng.

6.Ngủ thật ngon giấc

Đừng cố thức khuya để làm xong việc gì đó. Thiếu ngủ thường xuyên chỉ khiến bạn thêm mệt mỏi và làm việc kém hiệu quả.

7.Cho mọi người biết thời gian biểu của bạn

Nếu những cú điện thoại cứ làm phiền bạn. Hãy nói với bạn bè là bạn chỉ có thể nhận điện thoại từ 7 đến 8 giờ tối. Điều này nghe có vẻ nhỏ nhặt nhưng lại rất có ích đấy.

8.Trở thành người biết phân-chia-công-việc

Hãy tính xem một tuần bạn có bao nhiêu thời gian rảnh rỗi. Sau đó lập một quỹ thời gian và lên kế hoạch cho mọi hoạt động dựa theo đó.

9.Đừng phí thời gian lo lắng không đâu

Bạn có bao giờ phí cả một buổi tối lo lắng về một việc mình chưa làm được? Như thế có đáng không? Thay vì dằn vặt bản thân cũng như chần chừ, do dự ,hãy bắt tay vào làm việc đó ngay đi.

10.Biết đặt mục tiêu vừa sức

Lập nên những mục tiêu không thực tế chỉ khiến mình chuốc lấy thất bại mà thôi. Đặt những mục tiêu lớn cho bản thân là rất tốt nhưng không nên làm quá sức. Bạn nên đặt ra những mục tiêu khó nhưng có khả năng làm được.

Cách tránh lãng phí thời gian khi làm việc

David Allen, tác giả cuốn sách Nghệ thuật làm việc năng suất, đưa ra một số lời khuyên giúp bạn tránh lãng phí thời gian trong công sở và tập trung làm việc:

1.Hạn chế làm nhiều việc cùng lúc

Thay vì vừa đọc tài liệu, vừa nói chuyện với khách hàng, hãy tập trung hoàn thành từng việc một. Nhiều người lầm tưởng rằng làm nhiều việc cùng lúc sẽ tiết kiệm thời gian nhưng thực tế lại ngược lại bởi sự thiếu tập trung sẽ khiến chất lượng công việc giảm sút.

2.Hạn chế kiểm tra hòm thư

Bạn không nên kiểm tra email liên tục, trừ trường hợp công việc của bạn yêu cầu phải tương tác liên tục qua email. Hãy tính xem, mỗi lần báo thư đến, bạn kiểm tra và trả lời cả những thư không cần thiết, bạn sẽ lãng phí khoảng 5 phút. Với vài lần như vậy trong ngày, bạn sẽ lãng phí tới cả một giờ làm việc. Thay vào đó, hãy dành một khoảng thời gian nhất định trong ngày để kiểm tra và trả lời thư.

3.Thư thái đầu óc

Hãy dành vài lần trong ngày làm việc, mỗi lần vài phút để thư giãn đầu óc. Chỉ cần đi dạo quanh văn phòng hoặc tránh xa màn hình máy tính, bạn sẽ lấy lại sự tập trung và minh mẫn để tiếp tục công việc.

4.Loại bỏ những cuộc họp không cần thiết

Đôi khi những cuộc trao đổi qua email, điện thoại vẫn có thể giải quyết công việc hiệu quả mà không cần phải gặp mặt trực tiếp và ngược lại. Bạn cần xác định được tính chất, tầm quan trọng của vấn đề mà có hình thức trao đổi phù hợp, tránh những cuộc trao đổi không cần thiết và tốn thời gian.


5.Học cách từ chối

Khi đồng nghiệp nhờ giúp đỡ trong khi bạn cũng đang rất bận rộn, hãy lịch sự nói " không ". Và ngay cả với sếp, anh/ cô ấy giao thêm việc trong khi bạn còn hàng đống dự án chưa hoàn thành, hãy nói chuyện thẳng thắn với sếp.

6.Nói "không " với mạng xã hội

Nếu không dùng trong công việc, hãy lên các trang mạng xã hội như Facebook, Twitter... khi ở nhà. Đừng nghĩ rằng mình chỉ lên kiểm tra tin nhắn, bạn có thể click vào những đường link hấp dẫn, xem ảnh của người này đến người khác. Và như vậy bạn sẽ không còn thời gian để làm việc.

7.Lập danh sách

Ghi chép là biện pháp hữu ích không chỉ với những người hay quên. Nó giúp bạn không bỏ sót những nhiệm vụ quan trọng. Bạn nên có 2 danh sách: những việc cần làm trong ngắn hạn và dài hạn. Đừng bắt đầu 1 ngày mới mà không biết cần làm gì và những nhiệm vụ nào cần ưu tiên.

8.Dọn dẹp bàn làm việc

Hãy dành 15 phút cuối ngày làm việc để dọn dẹp lại bàn làm việc của mình. Loại bỏ những gì không cần dùng nữa và chuẩn bị tài liệu cho ngày hôm sau.

7 Sai lầm cần tránh khi quản lí thời gian làm việc

Quản lý thời gian thiếu hiệu quả có thể dẫn đến stress và mất cân bằng trong công việc lẫn cuộc sống. Để cải thiện kỹ năng này, bạn cần khắc phục sai lầm thường gặp trong quản lý thời gian. Khi thật sự kiểm soát được thời gian, những căng thẳng áp lực sẽ giảm bớt và hiệu suất công việc sẽ được cải thiện.



1.Không đặt mục tiêu cho bản thân

Đặt mục tiêu cho bản thân rất quan trọng để bạn quản lý thời gian hiệu quả, vì những mục tiêu giúp bạn định hướng rõ ràng cho con đường sự nghiệp. Khi đã biết rõ nơi muốn đến, bạn có thể chủ động cho những việc cần ưu tiên. Việc lập mục tiêu cũng giúp bạn quyết định đâu là việc đáng để dành thời gian và đâu là những thứ chỉ gây xao lãng. Hãy nhớ đặt mục tiêu theo quy tắc SMART: Specific – Cụ thể, Measurable – Đo lường được, Attainable –Khả thi, Relevant – Phù hợp, và Time-bound – Có thời hạn xác định.


2.Không lên danh sách những việc cần làm

Đã bao giờ bạn quên không làm một việc quan trọng nào đó? Nếu đúng thế, có lẽ bạn đã không sử dụng một To-Do List – danh sách những việc cần làm – để kiểm soát công việc. Để lập To-Do List, hãy viết ra tất cả những việc bạn cần phải hoàn tất trong ngày. Đối với những dự án có khối lượng công việc lớn, hãy chia nhỏ theo từng giai đoạn. Danh sách càng chi tiết, bạn càng dễ quản lý, không bỏ sót việc nào và không cảm thấy nặng nề với những công việc lớn. Ví dụ: thay vì viết “Lập kế hoạch bán hàng cho quý 4”, bạn nên viết chi tiết như “Xem lại danh sách khách hàng” “Đánh giá tình hình doanh số”… Sau khi đã có danh sách, bạn có thể dùng hệ thống ký hiệu từ A-D: A cho những việc có độ ưu tiên cao còn D cho những việc không cần nhiều ưu tiên.

3.Không dành quyền ưu tiên

Bí quyết để sử dụng To-Do List hiệu quả nằm ở việc xác định mức độ ưu tiên công việc. Đôi khi thật khó để quyết định nên ưu tiên việc nào, nhất là khi bạn phải đương đầu với hàng loạt công việc cùng một lúc và việc nào cũng gấp.

Quản lý thời gian hiệu quả và đạt được những điều bạn muốn đồng nghĩa với việc dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng chứ không chỉ đơn thuần là cấp bách. Hiểu rõ sự khác biệt giữa quan việc quan trọng và việc cấp bách sẽ giúp bạn xác định được việc nào cần ưu tiên:
• Những việc quan trọng đem đến những kết quả giúp bạn đạt được muc tiêu của mình.
• Những việc cấp bách đòi hỏi sự lưu tâm tức thời và thường đi kèm với việc đạt được mục tiêu của một ai đó khác.



4.Không thể tập trung

Sự phân tâm có thể tiêu tốn của chúng ta đến hai giờ đồng hồ mỗi ngày. Đó có thể là những email không liên quan đến công việc, chat, đồng nghiệp cần tâm sự…

Hãy giảm thiểu những yếu tố gây xao lãng này! Ví dụ, hãy cương quyết tắt các cửa sổ IM chat khi bạn cần tập trung, và nếu ai đó đang làm bạn xao lãng, đừng ngại nói với họ điều đó. Bạn cũng cần học cách nâng cao khả năng tập trung, bắt đầu bằng một bữa sáng đầy đủ dinh dưỡng và uống thật nhiều nước trong ngày. Đừng ôm đồm quá nhiều việc một lúc, đóng cửa phòng lại và nghe một chút âm nhạc nếu điều này giúp bạn thấy tập trung.

5.Ôm đồm quá nhiều việc

Bạn có phải là người khó nói “không” với người khác? Nếu đúng thế, hẳn bạn đang đối mặt với cả núi những dự án và cam kết. Chính điều này khiến bạn giảm hiệu suất làm việc, stress và suy sụp tinh thần.

Trước khi nhận một công việc, bạn hãy tự đặt cho mình một vài câu hỏi quan trọng sau:
• Yêu cầu công việc có đúng với mục tiêu và mục đích làm việc của tôi không?
• Tôi có phải là người làm việc này tốt nhất không?
• Tôi có thời gian để làm việc này không?
Nếu câu trả lời của bạn là “không” cho 3 câu hỏi nào nêu trên, tốt nhất bạn cũng nên nói “không” với công việc ấy. Mặt khác, sẽ thiếu chuyên nghiệp nếu từ chối một công việc chỉ vì bạn không muốn làm, bạn không hiểu phải làm thế nào, công việc này tốn nhiều thời gian của bạn, hay công việc thật rối rắm và phức tạp. Vì vậy, 3 câu hỏi trên sẽ giúp bạn đưa ra lý do hợp lý để từ chối.


6.Làm nhiều việc cùng lúc

Để hoàn thành nhanh khối lượng công việc, bạn Hoa thường vừa viết email vừa trò chuyện điện thoại với khách hàng. Hoa nghĩ rằng mình đã sử dụng thời gian hiệu quả, sự thật là khi làm nhiều việc cùng một lúc, bạn sẽ phải mất thêm 20-40% khoảng thời gian cần thiết để hoàn tất so với khi làm tuần tự từng việc một. Kết quả là Hoa không làm tốt cả hai việc – email thì đầy những lỗi sai còn khách hàng rất phật ý vì sự kém tập trung của Hoa.

Vì thế, tốt nhất bạn nên tập trung giải quyết từng việc một. Như thế, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn với chất lượng công việc tốt hơn.

7.Không dành thời gian giải lao

Bạn nghĩ rằng sẽ thật hay nếu mình có thể làm việc liên tục 8-10 giờ đồng hồ không ngừng nghỉ, nhất là khi đang cận kề với deadline. Tuy nhiên, không ai có thể tập trung làm việc với năng suất cao mà không dành cho bộ não của mình đôi chút thời gian để nghỉ ngơi và nạp năng lượng.

Vì vậy, bạn đừng bỏ qua những phút giải lao và cho đó là “lãng phí thời gian”. Giờ giải lao đem lại cho bạn thời gian nghỉ ngơi quý giá, nhờ đó bạn có thể tư duy sáng tạo hơn và làm việc hiệu quả hơn. Bạn có thể đi dạo nhanh một vòng, pha một tách cà phê, hay chỉ đơn giản là ngồi tại bàn làm việc mà không làm gì cả. Hãy cố gắng thu xếp giải lao khoảng 5 phút sau mỗi 1-2 giờ làm việc. Và cũng đừng quên tự cho mình quỹ thời gian rộng rãi để ăn trưa và nghỉ ngơi.

Ứng xử với lời chỉ trích

Phải nhận về những lời chỉ trích, phê bình, rõ ràng, với ai cũng chẳng bao giờ vui. Tuy nhiên, vẫn luôn có cách để đương đầu với nó theo hướng ít tổn thương hơn và đôi khi, có thể tìm ra được những điều tốt đẹp từ đó. Đây là một vài chỉ dẫn hữu ích với bạn.



1.Đếm tới 10 trước khi nói

Nếu ngay lập tức phản ứng với lời chỉ trích, bạn thường vấp phải thái độ quá giận mất khôn. Và những lời lẽ tuôn ra khi đó có thể sẽ quá khích, xúc phạm người khác hoặc vô bổ. Hãy tự đếm ít nhất tới 10 sau khi ai đó buông lời phê phán bạn. Sau đó hãy phản hồi. Cách đơn giản này sẽ giúp bạn bình tâm đôi chút, và việc lường trước được vài viễn cảnh sẽ giúp bạn thoát khỏi những rắc rối và tránh không nói những điều khó rút lại được sau này. Đó cũng là cách ứng xử hiệu quả để tránh việc gây ra những rắc rối không cần thiết.

2.Hãy hành xử như Đức Phật

Rất có thể bạn đã nghe nói về câu chuyện này. Đó thực là cách ứng xử thực tế và tuyệt vời khi nhìn nhận về sự chỉ trích. Đó cũng có thể hữu dụng hơn nữa trước sự phê phán thiếu tính xây dựng và những xúc phạm cá nhân.
“Một người đàn ông cắt ngang bài giảng của đức Phật bằng một tràng thóa mạ. Ngài bèn chờ cho anh ta dứt lời mới hỏi, “Nếu ai đó tặng người khác một món quà nhưng người đó từ chối thì món quà sẽ thuộc về ai?”
“Tất nhiên là thuộc về người đem tặng”, người đàn ông đó đáp.
“Vậy thì,” đức Phật nói, “Ta từ chối không nhận những lời phỉ báng của ngươi và yêu cầu người giữ nó lại cho mình”.

Hãy đơn giản không chấp nhận món quà của kẻ chỉ trích. Bạn không cần phải nhận. Khi đó, nó sẽ vẫn thuộc về người thốt ra điều đó.


3.Hãy coi khen ngợi và chỉ trích là như nhau

Ai cũng thích được khen, nhưng bạn hãy rèn luyện để không cảm thấy quá phấn khích tới mức nhảy lên hay hét ầm ĩ vì vui mừng. Lợi thế của tâm trạng này là khi phải nhận lại điều ngược lại, tức những lời chỉ trích tiêu cực, khó nghe, bạn cũng sẽ bình tĩnh đón nhận mà không cảm thấy quá khó chịu hay bị những cảm xúc tiêu cực lấn át. Thậm chí, bạn còn có thể học hỏi được điều gì đó nữa từ những chỉ trích, phê bình.
Về cơ bản, tâm lý này không phụ thuộc nhiều vào những gì người khác nghĩ. Nếu bạn cứ chăm chắm lo lắng về những gì người khác nghĩ, bạn sẽ dễ bị phụ thuộc và để những người khác kiểm soát cảm xúc, kể cả việc bạn cảm thấy buồn hay vui.
Thế nên, bạn hãy dần từ bỏ việc phụ thuộc vào những đánh giá bên ngoài để quan tâm hơn tới những đánh giá từ chính bản thân. Khi tự mình nhìn nhận và đánh giá mọi việc, bạn sẽ bớt quan tâm tới những đánh giá từ bên ngoài. Tuy nhiên, đừng đẩy điều này đi quá xa. Đừng trở thành người bất cần, không muốn nghe lời chỉ trích nào, dù nó giá trị ra sao.
Nếu bạn chẳng học hỏi được điều gì từ những lời chỉ trích, hay đó chỉ là những lời ì xèo vớ vẩn của dư luận hoặc của ai đó muốn xúc phạm bạn, hãy nghĩ về tâm thế ổn định của mình và bỏ qua mọi chuyện. Bạn không quan tâm quá nhiều và sẽ nhanh chóng quên nó đi, thay vì việc dành suốt cả ngày trời để tức giận, buồn bã hay tìm hiểu căn nguyên vì sao.
Tất nhiên, việc giữ một tâm thế bình ổn trước một lẽ khen chê không hề đơn giản. Tất cả đều cần có thời gian và sự kiên trì, nhẫn nhịn trong mọi tình huống của cuộc sống.

4.Lắng nghe lời chỉ trích và đi vào các chi tiết

Thay vì phản ứng với người khác vì những lời lẽ của họ và tạo ra một không khí căng thẳng, bạn hãy cố gắng làm dịu đi xung đột. Hãy cố duy trì thái độ cởi mở, bình tĩnh và hình dung xem điều này có thể giúp bạn như thế nào. Ngay cả khi ai đó thốt ra những lời vô cùng khó nghe kiểu như “Công việc/blog/sản phẩm của anh/chị thật vớ vẩn!”, bạn vẫn nên hỏi thêm những câu hỏi mở kiểu như: Tại sao anh/chị nói nó vớ vẩn? Tôi có thể cải thiện nó như thế nào? Tôi có thể giải quyết nó ra sao? v.v..
Nếu họ không thể trả lời mọi câu hỏi của bạn, tức là họ chỉ cố ý chê trách mọi thứ. Nhưng đôi khi, cũng có những thông tin giá trị trong sự chỉ trích tiêu cực. Có những điều sẽ chẳng ai nói cho bạn biết. Hãy tìm ra các chi tiết thực tiễn và chính xác về những điều chưa tốt. Có thể đã luôn có một giải pháp cho vấn đề, nhưng bạn cần thêm thông tin để nhận ra điều đó. Bằng cách cải thiện kỹ năng giao tiếp và khiến nó hiệu quả, cụ thể hơn, bạn có thể tiếp cận gần hơn với việc hiểu biết người khác cũng như giải quyết rắc rối.
Và nếu bạn có thể hiểu, giúp đỡ và thay đổi tâm trạng của người đưa ra những lời chỉ trích, hẳn họ sẽ đánh giá bạn cao hơn. Biết đâu, bạn có thể biến một cuộc xung đột thành mối quan hệ giá trị cho mình.

5.Cẩn trọng trong sử dụng email

Vì ngôn ngữ là một phần nhỏ của quá trình giao tiếp, bởi chiếm phần lớn trong giao tiếp là giọng điệu ngôn ngữ và cử chỉ thể hiện, do đó, sẽ là khôn ngoan nếu bạn không hồi đáp lại những lời chỉ trích qua email. Tốt hơn hết, bạn nên gọi điện hoặc gặp trực tiếp chủ nhân của những lời trách móc. Điều này sẽ giúp bạn tránh được việc tạo thêm một mớ những hiểu lầm. Tương tự, tránh sử dụng email cũng là điều bạn nên làm khi có ý định chỉ trích ai đó.

Để không hao phí thời gian khi bạn làm sếp

Ở vị trí quản lý, bạn luôn thấy mình không có thời gian để làm việc và nghỉ ngơi. “Ôi, tôi không có thời gian để làm hết việc!” bạn thường đau khổ phàn nàn như vậy. Thế nhưng, bạn vẫn thấy nhiều người cực kỳ thành công, họ bận rộn biết bao, nhưng vẫn có thời gian để chơi tennis, chơi golf với bè bạn… Làm thế nào để các CEO, các chính trị gia cực kỳ bận rộn vẫn có thời gian cho riêng mình? Câu trả lời là họ nắm vững bí quyết quản lý thời gian để luôn thành công trong công việc.


Steven Covey, tác giả quyển sách nổi tiếng “7 thói quen người thành đạt” cho rằng “Thách thức của chúng ta không phải là quản lý thời gian, mà là làm sao quản lý được chính mình.” Vì vậy, để luôn thành công trong công tác quản lý, bạn cần biết cách quản lý công việc thật hiệu quả trong 24 giờ quý báu của một ngày.

1.Quy luật 80:20

Theo nguyên tắc Pareto '80:20', 80% những nỗ lực không tập trung của chúng ta chỉ mang đến 20% kết quả. Khi làm sếp, bạn sẽ có những công việc “quan trọng” mang tính chiến lược và những việc hàng ngày “kém quan trọng hơn”. Thói thường, bạn thích làm những việc “kém quan trọng” trước (như trả lời email, gọi điện thoại, những việc hàng ngày khác…) vì chúng không bắt bạn phải “động não” nhiều, nhưng chúng chiếm đến… 80% thời gian vàng của bạn. Bạn chỉ còn lại 20% thời gian quý báu trong ngày để giải quyết những việc quan trọng mà thôi.

Để khắc phục, bạn cần lên “danh sách việc phải làm”. Hãy kiên quyết tập trung cho những việc quan trọng nhất. Hãy đánh số ưu tiên cho các công việc quan trọng trong ngày: 1 dành cho công việc quan trọng nhất, 2 cho công việc quan trọng tiếp theo và cứ thế…

2.Thử thách mình với lịch làm việc thật “dày”

Bạn dự định làm bao nhiêu việc mỗi ngày? Bạn có thấy rằng nếu đặt mục tiêu hoàn thành 1 việc mỗi ngày, bạn sẽ dành gần hết thời gian ngày đó để hoàn thành việc này? Nhưng nếu bạn đề ra mục tiêu hoàn thành 2 việc trong cùng ngày, bạn sẽ hoàn thành tốt cả hai. Vậy nếu bạn đặt ra mục tiêu hoàn thành 10 việc trong một ngày, bạn có làm hết không? Dĩ nhiên bạn sẽ không thể hoàn thành tất cả vì bị quá tải. Nhưng bạn có khả năng hoàn tất 7 đến 8 việc trong số đó. Nếu bạn thích chinh phục thử thách, việc đặt ra mục tiêu cao sẽ tạo nên áp lực thật thú vị, kích thích khả năng quản lý công việc của bạn hết sức hiệu quả.

3.Tập trung cao để giải quyết dứt điểm công việc

Khả năng làm nhiều việc một ngày có thể rất thú vị đối với bạn. Tuy nhiên đừng để rơi vào chiếc bẫy ôm đồm quá nhiều việc cùng lúc khiến cho công việc của bạn kém hiệu quả. Hãy áp dụng nguyên tắc “giải quyết dứt điểm từng việc một”. Biến thể của lời khuyên truyền thống “Đừng để đến buổi chiều việc bạn có thể làm ngay sáng hôm nay” có thể rất hữu ích với bạn trong trường hợp này. Đồng thời, bạn đừng để những việc linh tinh cắt ngang công việc bạn đang làm dở dang. Nhân viên cần xin ý kiến gấp, email và chat nội bộ là một trong những nguyên nhân khiến bạn mất tập trung và thế là ý tưởng của bạn đột nhiên bay biến hết! Để tăng độ tập trung cho công việc, trong ngày bạn hãy đặt ra lịch gặp cụ thể với nhân viên, dành ra những khoảng thời gian cố định để kiểm tra e-mail và chat nội bộ.

4.Phát triển kỹ năng đọc nhanh

Những nhà quản lý thành công nhất là những người có khả năng đọc nhanh “siêu phàm”. Hãy tưởng tượng mỗi ngày bạn nhận hàng trăm email của nhân viên, của sếp trên, của đồng nghiệp và khách hàng, hàng chục tài liệu dài như “sớ táo quân”, bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian để đọc chúng? Một người trung bình đọc được khoảng 200-250 từ/phút, nhưng những người đọc nhanh có thể đọc đến 800-1.000 từ/phút. Họ có bí quyết gì? Thay vì đọc từng từ một, họ đọc lướt cả văn bản để nắm những ý chính. Nếu bạn dành 15 phút mỗi ngày để luyện tập, chỉ sau một thời gian ngắn, tốc độ đọc của bạn sẽ tăng gấp đôi.

5.Dành 1 tiếng mỗi ngày cho riêng bạn

Tiến sĩ Donald E. Wetmore với 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý thời gian chia sẻ bí quyết của mình “Bạn đừng ‘hào phóng’ ban tặng thế giới hết 24 giờ quý báu của mình. Hãy giữ lại một tiếng cho riêng mình. Đó là thời gian để bạn làm những việc mà bạn nói là không có thời gian để làm: đọc một quyển sách, học bơi, nấu ăn, nghiên cứu cho kế hoạch kinh doanh của bạn trong tương lai. Nếu mỗi ngày bạn dành 1 tiếng, cả năm bạn sẽ có 365 giờ dành cho những hoạt động mà bạn từng than phiền là không có thời gian để làm trước đây.” Hẳn bạn còn nhớ nếu bạn dành 1 giờ mỗi ngày nghiên cứu lĩnh vực mình yêu thích, bạn sẽ trở thành chuyên gia trong lĩnh vực đó trong vòng 5 năm? Hãy thử áp dụng bí quyết này, mỗi ngày bạn sẽ “tạo” được cho mình 1 giờ quý báu đó.

Bạn thấy không, quản lý thời gian đâu quá khó khăn. Bạn sẽ thành công trong việc quản lý nếu bạn biết sắp sếp công việc thật hiệu quả.Ở vị trí quản lý, hẳn bạn rất muốn trở thành một nhà quản lý “siêu sao” có thể giải quyết công việc thật nhanh gọn và chính xác? Đó là chủ đề chúng tôi sẽ chia sẻ trong bài viết kế tiếp.
DBS M05479
Quang Cao